ORGANISATIE
Werken bij Arteveldehogeschool? Dat is negenduust procent jezelf zijn, jouw talenten ontdekken en je doelen vormgeven in een toekomstgerichte en stimulerende omgeving. We leggen de focus op de mensen achter de medewerkers.
In hartje Gent
Gent: de stad die wij een echte thuisbasis voor onze expertise mogen noemen. En waar we ons ook helemaal thuis voelen door de diversiteit en rebels kantje. Als Arteveldehogeschool bundelen we het grootste aantal experts op één locatie. Daarmee zijn we uniek in Vlaanderen. En Gent blijft natuurlijk de wijste stad van ‘t land.
Waar staan wij voor?
Een samenleving waarin het goed leven en werken is voor iedereen: daar draagt Arteveldehogeschool aan bij. Wij verleggen continu onze grenzen, samen met onze 1.500 medewerkers en 15.000 studenten. Wij zijn een gedreven expertisecentrum voor onderwijs, onderzoek en dienstverlening dat inzet op innovatie en kwaliteit. Een warme en professionele hogeschool waar we elke kans grijpen en kiezen met lef. Want wij zijn ondernemers en bricoleurs. De wereld van morgen begint hier. En die maken we samen.
Context
Je werkt binnen het expertisenetwerk 'Mens & Samenleving', een referentie voor bachelor- en graduaatsopleidingen, postgraduaten, bijscholingen en onderzoek. Benieuwd naar ons opleidingsaanbod? Ontdek het hier.
Je maakt deel uit van het team Beheer en Organisatie dat werkt onder leiding van het hoofd Beheer en Organisatie.
Deze functie kan op één van onderstaande locaties doorgaan. Je ondersteunt:
ofwel de nieuwe bacheloropleiding Toegepaste Psychologie op campus Brusselsepoortstraat;
ofwel de graduaatsopleidingen Maatschappelijk werk, Sociaal-Cultureel Werk, Orthopedagische Begeleiding en Informatiebeheer op campus Zwijnaardsesteenweg.
FUNCTIE
Je neemt enerzijds een aantal vaste dagen onthaalpermanentie op en je bent anderzijds verantwoordelijk voor een aantal administratieve en organisatorische processen.
Onthaal en logistieke ondersteuning op de campus
Je bent eerste aanspreekpunt voor studenten, collega's en bezoekers.
Je handelt proactief om elke bezoeker in de beste omstandigheden te ontvangen.
Je verzorgt de nodige wegwijs-communicatie en signalisatie om bezoekers vlot hun weg te laten vinden.
Je behandelt inkomend telefoon- en mailverkeer en kanaliseert die naar de juiste contactpersoon op de campus of in de hogeschool.
Terwijl je het onthaal verzorgt, neem je ook een aantal logistieke taken op (bestellingen ontvangen, materiaal uitlenen, post bedelen ...).
Je bent stockbeheerder en houdt het overzicht.
Je maakt de planning op voor het onderhoudsteam.
Je ondersteunt het opleidingshoofd op vlak van administratie en organisatie (afspraken inplannen, documenten lay-outen, grafische opdrachten, lokalen boeken ...).
Je ondersteunt de opleiding bij belangrijke evenementen zoals bijv. infodagen, examenjury's ... (je boekt lokalen, je helpt lokalen in de juiste opstelling te zetten, je helpt met het opzetten van banners en ander materiaal, je stuurt uitnodigingen uit, je volgt aanwezigheden op, je bestelt catering ...). Je bent via een beurtsysteem ook mogelijks beschikbaar op zaterdag ifv onze infodagen en/of examenpermanentie.
Samen met de collega-onthaalmedewerker vormen jullie een goed complementair team. Jullie dragen zorg voor de dagdagelijkse werking en maken onderling afspraken ifv van een goede dienstverlening van het onthaal.
Specifieke ondersteuning voor de opleiding
Je neemt een aantal specifieke verantwoordelijkheden binnen je opdracht op, waaronder mogelijks:
Ondersteuning bij stage-administratie: je staat in voor het inputten van de nodige gegevens in de voorziene software programma's, je maakt de nodige koppelingen, je zorgt voor de administratieve opvolging van stagecontracten ...
Ondersteuning bij interne communicatie en informatie: je verzamelt de nodige content voor de wekelijkse interne nieuwsbrief, je staat in voor eindredactie en grafische vormgeving van bijv. een flyer, je houdt de informatie voor studenten en medewerkers up to date op het intranet …
Ondersteuning bij examenplanning en -organisatie: je neemt de taak als examensecretaris op, je maakt examenplanningen op, je organiseert inhaalexamens en feedbackdagen ...
Ondersteuning bij het international office: je ondersteunt de administratieve opvolging voor uitgaande studenten via het softwareprogramma van de hogeschool, je ondersteunt evenementen waarbij we internationale gasten verwelkomen ...
...
In afstemming met jou en het lokale deelteam wordt concreet bepaald welke verantwoordelijkheden je precies opneemt binnen je opdracht.
PROFIEL
Je beschikt over een bachelordiploma in een richting die uitstekende communicatieve, organisatorische en administratieve vaardigheden en sterke ICT-competenties garandeert (zoals Officemanagement, Organisatie en Management, Eventmanagement, Communicatiemanagement, Logistiek Management ...) of over relevante ervaring in een soortgelijke functie.
Je hebt uitermate veel zin om deel uit te maken van dit fijn en sterk deelteam van de opleiding. Opstarten en veel nieuwe processen leren kennen, geven je energie, drive en voldoening. Ook de soms onvoorziene uitdagingen die daarbij gepaard kunnen gaan, schrikken je niet af. Integendeel, je wil mee je schouders zetten onder het geheel.
Je bent zeer klantvriendelijk en neemt ten allen tijde een dienstverlenende houding aan.
Je beschikt over een gezonde dosis inlevingsvermogen t.a.v. studenten en collega’s.
Je communiceert vlot naar studenten en docenten en je bent gericht op samenwerken. Je bent sterk in plannen en organiseren.
Je kan een probleem vanuit verschillende invalshoeken bekijken en je denkt oplossingsgericht.
Je bent stressbestendig. Je kan op piekmomenten onderscheid maken tussen wat dringend is en wat nog even kan wachten. Je stemt hierover goed af en handelt proactief naar betrokken collega’s.
Je bent flexibel. Op piekmomenten ben je bereid om langer door te werken. Ook voor belangrijke activiteiten (zoals bijv. infodagen, examens, …) ’s avonds of op zaterdag kunnen we op je rekenen.
Je leert graag en snel nieuwe software programma’s of digitale omgevingen kennen (Time Edit, Bamaflex, ERP, SMART, sharepoint …). Vertrouwd zijn met een of meerdere van deze programma’s is een pluspunt.
Je ICT skills zijn sterk: je werkt vlot met de Microsoft-toepassingen (Word, Outlook, Teams …); je kennis van Excel is zeer goed. Je bent ook bereid om up to date te blijven en je op regelmatige tijdstippen bij te scholen.
Je kan je vlot uitdrukken in het Engels.
Door je nauwgezette en punctuele manier van werken lever je verzorgd werk af dat geen verdere controle meer behoeft. Je bent betrouwbaar en discreet. Je neemt uitvoerende taken op en koppelt hier proactief en op nauwgezette tijdstippen over terug.
Je bent ondernemend, je denkt proactief mee, je signaleert kansen of problemen en onderneemt waar nodig zelf acties. Je gaat problemen niet uit de weg en neemt verantwoordelijkheid op.
Beschikken over een rijbewijs B is een pluspunt.
AANBOD
Wanneer verwelkomen we je graag en welk statuut kunnen we jou bieden?
130%-200% opdracht. Deze opdracht is opsplitsbaar.
We verwelkomen je graag vanaf 1/9/2025.
Statuut: administratief en technisch personeel. Contractueel bepaalde duur. Verlenging mogelijk mits gunstige evaluatie en beschikbaarheid van middelen. Deze functie kan in aanmerking komen voor omzetting naar statutaire uren en later benoeming, volgens de geldende interne procedures.
Jouw salarisschaal op bachelor niveau is B11/B12/B21 (naargelang je ervaring).
Wat kan Arteveldehogeschool jou nog meer bieden?
Een mooie uitdaging binnen een instelling met maatschappelijke impact.
Een volledige terugbetaling van jouw woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en een fietsvergoeding (0,21 euro/km).
Een mooie verlofregeling.
Werken in de bruisende Stad Gent.
Een bende supertoffe collega's.
INTERESSE?
Arteveldehogeschool omarmt diversiteit als motor voor kwaliteit en groei van en voor elke student en medewerker. Een diverse en multiculturele hogeschool is immers rijker en heeft oog voor elk talent. We zetten iedereen aan om zichzelf uit te dagen en nieuwe kansen te grijpen. Zo maken we onze ambities waar en verleggen we samen grenzen.
We nodigen je uit om in je sollicitatie je talenten, ervaring en motivatie te schetsen en deze met de vacature te verbinden. Op basis hiervan zal de eerste selectie gebeuren. Kandidaten die geselecteerd worden, krijgen een uitnodiging voor een eerste gesprek. Kandidaten die weerhouden worden na de eerste ronde, worden uitgenodigd voor een tweede gesprek. Alle kandidaten ontvangen een bericht na afloop van de selectieprocedure, waarna feedback mogelijk is.
Solliciteren kan enkel online via https://jobs.arteveldehogeschool.be/.
We ontvangen graag jouw CV en motivatiebrief, uiterlijk tegen 22/06/2025.
De eerste gespreksronde is voorzien op woensdag 25/06/2025.
De tweede gespreksronde is voorzien op vrijdag 27/06/2025.
Hulp nodig bij het opladen van jouw kandidatuur? Contacteer de dienst Human Resources Development (HRD) via vacatures@arteveldehs.be.
Met vragen over de functie-inhoud kan je contact opnemen met wendy.deweyer@arteveldehs.be (09 234 89 19), leidinggevende van het team Beheer en Organisatie.
Meer informatie over werken in hogescholen (informatie Vlaamse overheid).