ORGANISATIE

“Een gebouw is maar zo goed als de mensen erin.”

Vanuit die overtuiging geeft Operating Collective gebouwen een levendige invulling: plekken waar mensen werken, ondernemen en samenkomen. We bedenken wat een plek kan worden én zorgen dat ze elke dag goed draait.

Die mensen zijn de gebruikers maar intussen vormen we zelf ook een heel team, op onze locaties én achter de schermen. We zijn een jong bedrijf dat snel groeit, en we willen dat goed doen: met aandacht voor onze plekken, onze mensen en een organisatie die mee kan groeien. Daarom zoeken we collega’s die graag verantwoordelijkheid opnemen en mee willen bouwen aan hoe we werken.

http://www.operatingcollective.com

FUNCTIE

Een administratie die klopt, is de zuurstof van een team.

Financiële administratie

• Je verzorgt de facturatie aan opdrachtgevers, inclusief beheersvergoedingen en doorrekeningen.

• Je volgt openstaande betalingen op en voert de wekelijkse leveranciersbetalingen uit, op basis van de betaalbestanden van onze boekhouder.

• Je bewaakt dat facturen en kosten aan de juiste locatie worden toegewezen.

• Je verzamelt en controleert de financiële gegevens per locatie en bereidt de periodieke rapportering aan opdrachtgevers voor. Je bezorgt die rapportering aan de opdrachtgevers en bent hun aanspreekpunt voor de facturatie.

• De boekhouding zelf doet onze externe boekhouder. Jij zorgt dat alles wat daarvoor nodig is volledig, correct en op tijd aangeleverd wordt.

Personeelsadministratie

• Je verzamelt en controleert prestaties, afwezigheden en wijzigingen voor de payroll.

• Je volgt personeelsdossiers en contracten op.

• Je zorgt dat de administratie bij de start en het vertrek van medewerkers tijdig en volledig geregeld is.

Coördinatie met boekhouder en payroll

• Je bent het vaste aanspreekpunt voor onze externe boekhouder en payrollconsulent en stuurt die samenwerking aan.

• Je bewaakt de maandkalender: betalingen, loonverwerking, maandafsluiting en rapportering volgen elkaar op vaste data op, en jij zorgt dat iedereen op tijd levert.

• Je signaleert tijdig wat ontbreekt of fout loopt en lost het met hen op.

Office management en dossieropvolging

• Je bent het aanspreekpunt voor administratieve vragen vanuit het centrale team en de locaties.

• Je houdt contracten en documenten volledig, overzichtelijk en terugvindbaar.

• Je bewaakt deadlines, vervaldata en opzegtermijnen en volgt ontbrekende informatie zelfstandig op.

• Je brengt structuur in terugkerende taken, maakt duidelijke afspraken over aanlevering en ziet waar het eenvoudiger kan.

• Je neemt het initiatief voor teamuitjes en personeelsfeesten en coördineert de organisatie samen met collega’s.

• Je zorgt voor persoonlijke aandacht bij verjaardagen, een geboorte of andere bijzondere momenten.

PROFIEL

• Je hebt relevante ervaring in een brede administratieve of office managementfunctie.

• Je werkt methodisch en nauwkeurig, met oog voor detail én voortgang.

• Je voelt je thuis in cijfers, facturatie en spreadsheets.

• Je organiseert je werk zelfstandig, stelt prioriteiten en volgt dossiers op tot ze afgerond zijn.

• Je communiceert helder en schakelt vlot tussen het centrale team, de locatieteams en externe partners.

• Je spreekt externe partners aan op afspraken en deadlines.

• Je gaat discreet om met financiële en personeelsgegevens.

• Je werkt vlot met digitale tools. Ervaring met Odoo is een plus.

• Je spreekt en schrijft vlot Nederlands. Kennis van Frans en Engels is een troef.

AANBOD

• Een centrale rol met eindverantwoordelijkheid voor de administratie van OPCO.

• Een 3/5e functie, met een werkrooster in overleg.

• Je stapt in op het moment dat we overschakelen van Exact naar Odoo. Zo bouw je mee aan hoe onze administratie er de komende jaren uitziet.

• Zelfstandigheid, vertrouwen en korte lijnen met het management.

• Een betrokken team, waardering voor initiatief en kansen om jezelf te ontwikkelen.

• Een marktconforme verloning, afgestemd op je ervaring.

Betrekking: 60%

INTERESSE?

Solliciteren t.e.m.: 27 november 2026

Solliciteer: - Mail je cv en een korte kennismaking naar Maarten Van Gool via maarten@operatingcollective.com
- Na eerst selectie volgt eerste telefonische kennismaking
- Na tweede selectie volgt een kennismaking 'in-person'

Plaats tewerkstelling: Thuiswerk, werken op onze locaties mogelijk te Antwerpen, Brussel of Sint-Niklaas en aanvullend een vaste werkplek in coworking Ramon aan de Dageraadplaats in Antwerpen.