ORGANISATIE
Voor het dagelijkse beheer van financiële, personeels- (HR) en administratieve zaken zoekt de afdeling Chemische en Biochemische Reactortechnologie en Veiligheid (CREaS) een halftijdse medewerker met de nodige kwalificaties en achtergrond.
De afdeling CREaS behoort tot het Departement Chemische Ingenieurstechnieken (CIT) binnen de groep Wetenschap & Technologie. Als financieel, HR en administratief medewerker van het departement in het algemeen en van de afdeling CREaS op Campus Arenberg in het bijzonder, verzorg je de financiële, HR, administratieve, logistieke en organisatorische taken.
De CREAS afdeling op Campus Arenberg bestaat uit 6 voltijdse professoren en een 20-tal onderzoekers, en opereert in een internationale context (https://cit.kuleuven.be/creas). Je vormt samen met twee collega’s en de departementele beheerder het financieel, HR en administratief ondersteunende team van het departement.
FUNCTIE
Je bent binnen de afdeling het eerstelijns-aanspreekpunt voor proffen, (post)doctorale onderzoekers, andere medewerkers, leveranciers, bezoekers, studenten en technici. Je verschaft hen de meest actuele informatie en adequate ondersteuning met betrekking tot hun financiële, HR, logistieke, administratieve en organisatorische vragen.
Je beheert voor de afdeling de financiële verrichtingen. Je plaatst bestellingen en zorgt voor een correcte en tijdige afhandeling van de leveranciersfacturatie. Je bereidt de verkoopsfacturen voor en volgt de beroepskosten op. Bij dit alles volg je de voorgeschreven procedures en regelgeving van de KU Leuven.
Je beheert tijdig de aanstellingen van personeel en verlengingen van contracten, en volgt deze dossiers verder op tot volledige afhandeling.
Je volgt projecten op door periodieke controle van de werkings- en personeelsbudgetten en door ondersteuning bij tussentijdse - en eindrapporteringen. Je formuleert voorstellen aan de projectbeheerders over het optimaal inzetten van de beschikbare middelen rekening houdend met de aard van de financieringsbronnen, de projecteinddata en de regelgeving.
Je verzorgt de logistieke ondersteuning bij de organisatie van projectvergaderingen, activiteiten en events, dienstreizen, workshops, …
Vanuit je expertise analyseer en verbeter je de processen, maak je draaiboeken en werk je voorstellen uit. Je wijst medewerkers op de te volgen procedures, je schat zelf prioriteiten in, informeert de betrokken professoren proactief over hun planning en herinnert hen aan deadlines.
Je maakt deel uit van een team van administratieve medewerkers in het departement en neemt taken op in het geheel van afdeling overschrijdende of overkoepelende opdrachten binnen het departement. Je fungeert als back-up voor de andere teamleden.
Je werkt autonoom, bent verantwoordelijk en zoekt steeds op een proactieve manier naar pasklare oplossingen, je overlegt met je teamcollega’s, neemt contact met andere diensten en stakeholders voor afstemming.
Je neemt deel aan het formele en informele administratieve overleg en aan het groepsoverleg binnen de afdeling CREaS en binnen het departement.
PROFIEL
Je hebt bij voorkeur een bachelordiploma of bent gelijkwaardig door ervaring. Je kunt idealiter terugblikken op enkele jaren ervaring als een financiële- en HR administratief medewerker met gelijkaardige administratieve, financiële en personeel gerelateerde opdrachten en verantwoordelijkheden.
Je bent flexibel en kan snel inwerken in een nieuwe materie en in nieuwe software-omgevingen.
Je hebt sterke communicatieve vaardigheden en bent vlot in de omgang.
Je werkt efficiënt, nauwgezet en discreet.
Je bent stressbestendig en proactief, je werkt volledig zelfstandig.
Je kan je zowel mondeling als schriftelijk goed uitdrukken in het Nederlands en Engels.
Je bent collegiaal, hebt een probleemoplossend vermogen en een klantgerichte houding.
Je kan vlot werken met MS Office pakketten (Word, Excel, Powerpoint, Teams ...).
Kennis van SAP is een pluspunt.
AANBOD
Wij beogen een halftijdse arbeidsovereenkomst (50%) van onbepaalde duur in een innovatieve omgeving met internationale uitstraling waar je kansen krijgt om je talenten en vaardigheden verder te ontwikkelen.
Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen starten in graad 4.
Bovendien biedt KU Leuven extra-legale voordelen zoals hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, bijkomende verlofdagen, gratis of tegen gunsttarief pendelen met het openbaar vervoer, bedrijfsfiets, samenaankoop… KU Leuven heeft een telewerk beleid dat ook binnen dit departement van toepassing is.
De werkplek bevindt zich in de state-of-the-art infrastructuur van Chem & Tech op de campus te Heverlee.
INTERESSE?
Meer info over de inhoud van de job is te verkrijgen bij prof. dr. ir. Ilse Smets, mail: ilse.smets@kuleuven.be. Geen lead recruiter gevonden.
Solliciteren voor deze vacature kan tot en met 15/10/2026 via onze online sollicitatietoepassing
KU Leuven wil een inclusieve, respectvolle en sociaal veilige gemeenschap zijn. Wij omarmen diversiteit tussen individuen en groepen als een meerwaarde. Open dialoog en verschillen in perspectief zijn noodzakelijk in een ambitieuze onderzoeks- en onderwijsomgeving. In ons streven naar gelijke kansen erkennen wij de gevolgen van historische ongelijkheden. Wij aanvaarden geen enkele vorm van discriminatie op basis van, onder meer, geslacht, genderidentiteit en -expressie, seksuele oriëntatie, leeftijd, etnische of nationale afkomst, huidskleur, levensbeschouwelijke overtuiging, neurodivergentie, arbeidshandicap, gezondheid, of socio-economische status. Bij vragen over toegankelijkheid of aangeboden ondersteuning helpen we je graag op dit e-mailadres.
Heb je een vraag over de online sollicitatieprocedure? Raadpleeg onze veelgestelde vragen of stuur een e-mail naar solliciteren@kuleuven.be