ORGANISATIE
De dienst Externe Relaties, Congressen en Evenementen ondersteunt de internationale werking van KU Leuven en organiseert uiteenlopende activiteiten voor buitenlandse partners, delegaties en bezoekers.
Als administratief medewerker maak je deel uit van de afdeling eventorganisatie, een dynamisch en gespecialiseerd team, en bied je administratieve en organisatorische ondersteuning bij de voorbereiding en opvolging van inkomende delegaties, uitgaande missies en andere internationale activiteiten. Je werkt hiervoor nauw samen met collega's van eventorganisatie en internationale relaties, alsook met tal van interne en externe partners.
FUNCTIE
Als administratief medewerker internationale evenementen:
Bied je administratieve ondersteuning bij de organisatie van inkomende delegaties, uitgaande missies en andere internationale evenementen.
Volg je diverse mailboxen op en zorg je voor een correcte en tijdige verwerking van aanvragen en vragen.
Ondersteun je bij de opmaak en opvolging van programma's voor internationale delegaties.
Plan en organiseer je overlegmomenten met interne en externe stakeholders.
Sta je in voor de praktische voorbereiding van evenementen, waaronder zaalreservaties, catering, audiovisuele ondersteuning, hotel- en restaurantboekingen en signalisatie.
Vraag je offertes op en verzorg je de administratieve opvolging van bestellingen en bestelbonnen.
Werk je mee aan het beheer en de verdere ontwikkeling van de CRM-database voor internationale relaties.
Zorg je voor een correcte registratie en opvolging van gegevens met betrekking tot delegaties, missies en evenementen.
Ondersteun je de organisatie van dienstreizen van leden van de dienst en van het universitaire bestuur.
Werk je mee aan projecten van de adviseurs internationale relaties, zoals internationale netwerken en specifieke ondersteuningsprogramma's.
Ondersteun je collega's bij de organisatie van grotere evenementen en ben je, waar nodig, aanwezig tijdens evenementen.
Denk je actief mee over efficiëntere administratieve processen en een optimale werking van de afdeling.
Begeleid je waar nodig jobstudenten en vrijwilligers.
PROFIEL
Je hebt bij voorkeur een bachelordiploma of bent gelijkwaardig door ervaring.
Ervaring in een internationale omgeving of internationale context is een pluspunt.
Je beschikt over sterke administratieve vaardigheden en werkt nauwkeurig en gestructureerd.
Je drukt je vlot uit in het Nederlands én het Engels. Kennis van het Frans is een meerwaarde.
Je behoudt het overzicht, ook wanneer verschillende dossiers gelijktijdig lopen.
Je bent organisatorisch sterk en denkt proactief mee over oplossingen.
Je communiceert vlot en professioneel, zowel mondeling als schriftelijk.
Je past je communicatiestijl moeiteloos aan aan uiteenlopende doelgroepen, waaronder internationale bezoekers en stakeholders.
Je bent vertrouwd met Microsoft Office-toepassingen zoals Word, Excel, Outlook en PowerPoint.
Kennis van CRM-systemen is een pluspunt of je bent bereid je hierin te verdiepen.
Je kan zowel zelfstandig als in teamverband werken.
Je beschikt over sterke sociale vaardigheden, bent diplomatisch en werkt graag samen met diverse partners.
Je bent stressbestendig en kan werken met strakke deadlines.
Je bent bereid om indien nodig 's avonds of uitzonderlijk in het weekend ondersteuning te bieden bij evenementen.
Je bent in het bezit van een rijbewijs B.
AANBOD
Je komt terecht in een warm, deskundig en betrokken team dat inzet op samenwerking, kwaliteit en collegialiteit. Je werkplek bevindt zich in de Universiteitshal, een monumentaal gebouw in het historische centrum van Leuven.
Wij beogen een deeltijdse tewerkstelling (60 à 80%) voor één jaar ter vervanging van een collega tijdens zwangerschapsverlof, met eventuele kans op verlenging.
Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie, dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen, starten in graad 4.
Bovendien biedt KU Leuven heel wat extralegale voordelen zoals een hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, bijkomende verlofdagen, gratis of voordelig woon-werkverkeer met het openbaar vervoer, een bedrijfsfiets, kortingen in uiteenlopende winkels en tal van opleidingsmogelijkheden.
INTERESSE?
Meer info over de inhoud van de job is te verkrijgen bij mevrouw Annelies Vanderstichele, mail: annelies.vanderstichele@kuleuven.be. Voor vragen over de selectieprocedure kan je terecht bij mevrouw Sam Ampoorter, mail: sam.ampoorter@kuleuven.be, of via +32 16 37 70 69.
Solliciteren voor deze vacature kan tot en met 01/10/2026 via onze online sollicitatietoepassing
KU Leuven wil een inclusieve, respectvolle en sociaal veilige gemeenschap zijn. Wij omarmen diversiteit tussen individuen en groepen als een meerwaarde. Open dialoog en verschillen in perspectief zijn noodzakelijk in een ambitieuze onderzoeks- en onderwijsomgeving. In ons streven naar gelijke kansen erkennen wij de gevolgen van historische ongelijkheden. Wij aanvaarden geen enkele vorm van discriminatie op basis van, onder meer, geslacht, genderidentiteit en -expressie, seksuele oriëntatie, leeftijd, etnische of nationale afkomst, huidskleur, levensbeschouwelijke overtuiging, neurodivergentie, arbeidshandicap, gezondheid, of socio-economische status. Bij vragen over toegankelijkheid of aangeboden ondersteuning helpen we je graag op dit e-mailadres.
Heb je een vraag over de online sollicitatieprocedure? Raadpleeg onze veelgestelde vragen of stuur een e-mail naar solliciteren@kuleuven.be