ORGANISATIE
"Jij studeert. Wij ondersteunen. Samen creëren we kansen." Dit is de missie van KU Leuven Stuvo (Studentenvoorzieningen), een gedreven en inclusieve organisatie die zich elke dag opnieuw inzet om alle studenten te empoweren en vooruit te helpen. We streven naar gelijke kansen voor iedereen.
Nieuwsgierig naar onze werking?
FUNCTIE
Als Frontoffice administratief medewerker ben je, samen met de collega’s van het team Kamers van Residentiebeheer, het aanspreekpunt voor de ongeveer 3500 bewoners van onze residenties in Leuven.
Je biedt info aan studenten (per mail, via telefoon of aan de onthaalbalie), ontvangt en verwerkt betalingen, verwerkt de boekingen van de guesthousekamers en de reservaties van internationale studenten, beheert het sleutelbestand, ... Daarnaast ondersteun je collega’s van andere teams bij het dagelijks beheer van de residenties van Stuvo.
PROFIEL
Je gelooft in de kracht van studentenondersteuning en je handelt met respect en discretie, want het belang van de student staat centraal.
Daarnaast zien we graag enkele eigenschappen terug in onze toekomstige collega:
Je neemt initiatief en werkt graag proactief.
Plannen, organiseren en prioriteren doe je als vanzelfsprekend.
Je bent communicatief vaardig zowel in het Nederlands als in het Engels.
Je bent stressbestendig en een teamspeler.
Je bent vertrouwd met de courante Microsoft 365-toepassingen.
Bij voorkeur heb je al een eerste (werk)ervaring in onthaal, administratie, klantcontact of residentiebeheer.
Tot slot beschik je over een professionele bachelor, bij voorkeur in een administratieve richting, of heb je gelijkwaardige ervaring.
AANBOD
We bieden je een betekenisvolle functie in een dynamische, diverse en ondersteunende werkomgeving. Je goed voelen op je werk staat bij Stuvo centraal. Bovendien krijg je bij ons de kans om jezelf verder te ontwikkelen en dit binnen een toonaangevende universiteit.
We zoeken twee collega’s en beogen een voltijdse functie voor onbepaalde duur, maar staan open voor een minimale deeltijdse tewerkstelling van 80%.
Je zal tewerkgesteld worden op twee locaties: het Van Dalecollege (Leuven) en De Waag (Heverlee). De concrete werkplanning wordt opgesteld in samenspraak met jouw team. Omdat je een cruciale rol speelt in het onthaal en de ondersteuning van studenten, ben je vooral op locatie aanwezig – zo maak jij ècht het verschil. Thuiswerk is in deze functie slechts zeer beperkt mogelijk, maar daar staat tegenover dat je dagelijks werkt in een warme, collegiale omgeving waar samenwerking centraal staat.
Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van de functie dan start je in graad 4. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen starten in graad 3. We bieden ook heel wat extralegale voordelen zoals een kosteloze hospitalisatie- en groepsverzekering, ecocheques, een aantrekkelijke verlofregeling, een fiets, volledige tussenkomst openbaar vervoer, …
Ontdek onze arbeidsvoorwaarden.
INTERESSE?
We voorzien selectiegesprekken op 29/01/2026 en/of 30/01/2026 (eerste ronde) en op 11/02/2026 (tweede ronde) onder voorbehoud van eventuele wijzigingen.
Met jouw vragen kan je terecht bij Mar Domínguez Lloréns, leidinggevende team Kamers, via mar.dominguezllorens@kuleuven.be.
Heb je vragen over de selectieprocedure, dan kan je terecht bij Silke Vanheusden, stafmedewerker HRM KU Leuven Stuvo, via silke.vanheusden@kuleuven.be.
Solliciteren voor deze vacature kan tot en met 19/01/2026 via onze online sollicitatietoepassing
KU Leuven wil een inclusieve, respectvolle en sociaal veilige gemeenschap zijn. Wij omarmen diversiteit tussen individuen en groepen als een meerwaarde. Open dialoog en verschillen in perspectief zijn noodzakelijk in een ambitieuze onderzoeks- en onderwijsomgeving. In ons streven naar gelijke kansen erkennen wij de gevolgen van historische ongelijkheden. Wij aanvaarden geen enkele vorm van discriminatie op basis van, onder meer, geslacht, genderidentiteit en -expressie, seksuele oriëntatie, leeftijd, etnische of nationale afkomst, huidskleur, levensbeschouwelijke overtuiging, neurodivergentie, arbeidshandicap, gezondheid, of socio-economische status. Bij vragen over toegankelijkheid of aangeboden ondersteuning helpen we je graag op dit e-mailadres.
Heb je een vraag over de online sollicitatieprocedure? Raadpleeg onze veelgestelde vragen of stuur een e-mail naar solliciteren@kuleuven.be