ORGANISATIE
De Universitaire Parochie (UP) is een open ruimte voor zingeving en spiritualiteit, gemeenschap en solidariteit binnen KU Leuven. Als rectorale dienst staan we ten dienste van de hele universitaire gemeenschap: studenten, academici, administratief en technisch personeel. Voor het versterken van ons secretariaat zijn we op zoek naar een administratief, financieel en HR-medewerker.
FUNCTIE
HR-ondersteuning:
Opvolging en controle van de werkingsbudgetten en personeelsbudgetten, alsook de voorbereiding van de jaarlijkse begrotingsrapportering. Je formuleert voorstellen over het optimaal inzetten van de beschikbare middelen.
Je geeft advies omtrent de modaliteiten van aanstelling, verlenging, herfinanciering, etc. Hiertoe bouw je de nodige expertise op wat betreft de verschillende personeelsstatuten en sta je in contact met de personeelsdienst.
Je ondersteunt en adviseert de interne medewerkers bij de individuele personeelsadministratie: planning van de aanwezigheden, verlof, …
Administratie en financiële ondersteuning:
Je zorgt voor logistieke ondersteuning bij onder andere ontvangst en verdeling van leveringen, postverdeling, catering, lokalenreserveringen, … .
Je houdt diverse elektronische bestanden en archief up-to-date.
Als financiële antenne sta je in voor de verwerking van financiële verrichtingen binnen de UP en zorg je voor het aanmaken van onder andere facturen. Je plaatst bestellingen en zorgt voor een correcte en tijdige afhandeling van leveranciersfacturen en beroepskosten en dit op een autonome en proactieve wijze.
Je bent het aanspreekpunt voor interne medewerkers voor vragen over de verwerking van financiële stromen. Je volgt hierbij de procedures en regelgeving van de KU Leuven en vraagt, indien nodig, informatie op bij andere diensten en collega’s.
Je verwerkt beroepskosten zoals kostenformulieren, reiswijzers en kredietkaarten.
Je verwerkt kerkelijke administratie: inschrijven van kerkelijke huwelijken, doopsels, uitvaarten, vormsel, etc. Je onderhoudt contacten met de redactie van Kerk&Leven.
Ondersteuning en onthaal:
Je bent verantwoordelijk voor het onthaal op het secretariaat tijdens werkdagen tussen 8.45u en 12.15u.
Je ondersteunt de interne medewerkers van de UP bij de dagelijkse werking van de UP (vb. sleutelbeheer, beheer voorraden, …) en je staat in voor de ontvangst van bezoekers en leveranciers.
Je bent eveneens aanspreekpunt voor de vrijwilligers van de UP.
Je zorgt ook voor het VGM-onthaal (Veiligheid-Gezondheid-Milieu) van nieuwe medewerkers.
PROFIEL
Je hebt een bachelor diploma of bent gelijkwaardig door ervaring.
Je hebt ervaring als administratief en/of financieel medewerker.
Ervaring met SAP is een pluspunt.
Je bent bereid de nodige opleidingen te volgen en je bij te scholen waar nodig.
Je werkt efficiënt, nauwgezet en discreet.
Je bent een teamspeler en beschikt over communicatieve en empathische talenten.
Je kan je zowel mondeling als schriftelijk uitdrukken in het Nederlands en Engels.
Je kan vlot werken met MS Office pakketten (Word, Excel, …).
Je hebt er geen probleem mee om tijdens kantooruren een aanspreekpunt te vormen.
AANBOD
Wij beogen een 80% tewerkstelling voor onbepaalde duur. Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen, starten in graad 4.
Datum indiensttreding: zo snel als mogelijk.
Extralegale voordelen: hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, bijkomende verlofdagen, gratis pendelen met het openbaar vervoer, bedrijfsfiets en ecocheques.
INTERESSE?
Meer informatie is te verkrijgen bij mevrouw Kim Lamproye, tel.: +32 16 37 92 11.
Solliciteren voor deze vacature kan tot en met 03/06/2025 via onze online sollicitatietoepassing
KU Leuven wil een inclusieve, respectvolle en sociaal veilige gemeenschap zijn. Wij omarmen diversiteit tussen individuen en groepen als een meerwaarde. Open dialoog en verschillen in perspectief zijn noodzakelijk in een ambitieuze onderzoeks- en onderwijsomgeving. In ons streven naar gelijke kansen erkennen wij de gevolgen van historische ongelijkheden. Wij aanvaarden geen enkele vorm van discriminatie op basis van, onder meer, geslacht, genderidentiteit en -expressie, seksuele oriëntatie, leeftijd, etnische of nationale afkomst, huidskleur, levensbeschouwelijke overtuiging, neurodivergentie, arbeidshandicap, gezondheid, of socio-economische status. Bij vragen over toegankelijkheid of aangeboden ondersteuning helpen we je graag op dit e-mailadres.
Heb je een vraag over de online sollicitatieprocedure? Raadpleeg onze veelgestelde vragen of stuur een e-mail naar solliciteren@kuleuven.be