ORGANISATIE
Het KUL Childhood Epilepsy Center is een nieuwe multidisciplinaire pijler binnen het Leuven Brain Institute en het Departement Ontwikkeling en Regeneratie. Het centrum beoogt topklinische zorg voor kinderen met epilepsie, ondersteund door hoogstaand fundamenteel en translationeel onderzoek. Daarnaast ambieert het centrum een actieve rol in postgraduaatonderwijs en internationale netwerking. Voor de verdere uitbouw van deze werking zoeken we een strategisch-administratief coördinator die optreedt als rechterhand van het academisch en klinisch beleidsteam.
FUNCTIE
In deze rol ben je verantwoordelijk voor het algemene beheer en de dagelijkse werking van het centrum. Je vormt de spilfiguur die operationele processen stroomlijnt, beleidsprojecten opvolgt en de externe zichtbaarheid van het centrum versterkt. Je werkt nauw samen met het kernteam en de wetenschappelijke en klinische coördinatoren. Je takenpakket is veelzijdig en gevarieerd:
Operationeel & administratief beheer:
Organisatie van overleg- en planningsmomenten binnen het team
Beheer van toegangen, middelen en contractadministratie
Opvolgen van personeels- en projectinformatie
Beleidsondersteuning:
Mee vormgeven en opvolgen van strategische plannen en projecten
Voorbereiden van rapporteringen en beleidsdocumenten
Ondersteuning bij subsidieaanvragen en contractbeheer
Externe communicatie & netwerking:
Coördinatie van externe communicatie, incl. website, social media en nieuwsbrieven
Contacten onderhouden met patiëntenverenigingen en professionele netwerken
Meehelpen organiseren van studiedagen, fondsenwervingsacties en outreach-events
Financieel beheer:
Opvolgen van budgetten, kredieten en projectfinanciering
Ondersteuning Internationaal Postgraduaat Cursus
Uitbouw en organisatie van de internationale postgraduaat cursus
Logistieke ondersteuning studenten (inschrijving, opvolging traject)
PROFIEL
Je hebt een bachelordiploma of bent gelijkwaardig door ervaring.
Je hebt affiniteit met de academische of medische onderzoeksomgeving.
Aantoonbare ervaring in project-of beleidscoördinatie/
Sterke organisatorische vaardigheden en zelfstandig kunnen werken
Communicatief, proactief en verbindend ingesteld
Hands-on mentaliteit gecombineerd met analytisch inzicht
Ervaring met HR-processen, budgetopvolging of subsidiebeheer is een plus
Zeer goede kennis Engelse taal , zowel geschreven als gesproken.
AANBOD
We beogen een deeltijdse aanstelling van 40% als administratief coördinator in een internationaal team bij KU Leuven (Campus Gasthuisberg) voor onbepaalde duur. Dit percentage is bespreekbaar.
Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die nog niet meteen alle opdrachten kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen, starten in graad 4.
KU Leuven biedt naast het salaris ook heel wat extralegale voordelen zoals hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, gratis/tegen gunsttarief pendelen met het openbaar vervoer of bedrijfsfiets, ecocheques, ...
Voor meer informatie over aanvullende arbeidsvoorwaarden kan je terecht op onze website.
INTERESSE?
Meer informatie is te verkrijgen bij mevrouw Lieve Mommaerts, tel.: +32 16 37 76 89.
Solliciteren voor deze vacature kan tot en met 21/07/2025 via onze online sollicitatietoepassing
KU Leuven wil een inclusieve, respectvolle en sociaal veilige gemeenschap zijn. Wij omarmen diversiteit tussen individuen en groepen als een meerwaarde. Open dialoog en verschillen in perspectief zijn noodzakelijk in een ambitieuze onderzoeks- en onderwijsomgeving. In ons streven naar gelijke kansen erkennen wij de gevolgen van historische ongelijkheden. Wij aanvaarden geen enkele vorm van discriminatie op basis van, onder meer, geslacht, genderidentiteit en -expressie, seksuele oriëntatie, leeftijd, etnische of nationale afkomst, huidskleur, levensbeschouwelijke overtuiging, neurodivergentie, arbeidshandicap, gezondheid, of socio-economische status. Bij vragen over toegankelijkheid of aangeboden ondersteuning helpen we je graag op dit e-mailadres.
Heb je een vraag over de online sollicitatieprocedure? Raadpleeg onze veelgestelde vragen of stuur een e-mail naar solliciteren@kuleuven.be