ORGANISATIE

Onze universiteit telt 11 faculteiten en 3 universiteitsdiensten. Ze is gevestigd in en rondom Gent, de Vlaamse studentenstad bij uitstek. Wist je dat we ook campussen hebben in Kortrijk, Brugge, Oostende en Zuid-Korea?
Lees verder →

FUNCTIE

Je maakt deel uit van het secretariaatsteam van de vakgroep Criminologie, Strafrecht en Sociaal Recht (faculteit Recht en Criminologie). Als secretariaatsmedewerker sta je in voor de administratieve, financiële en logistieke ondersteuning van de vakgroep.

Belangrijk: deze rol is halftijds, omdat je halftijds een collega vervangt. Er is geen mogelijkheid tot het verhogen van dit percentage. 

Jouw takenpakket:

• Je verzorgt mee de algemene financiële administratie van de vakgroep o.a. ook voor diverse professoren en medewerkers (verwerken van onkosten in concur/refund, betalingen, bestellingen, overboekingen, rapportering, ….)   

• Je zorgt mee voor ondersteuning bij het updaten van de website

• Je zorgt voor ondersteuning bij de administratieve opvolging van de IMARC opleiding (back-up) 

• Je bent mee verantwoordelijk voor de algemene secretariaatsadministratie waaronder:  kopiëren examens, organisatie examentoezichten, punteninbreng, organisatie mondelinge verdedigingen masterproeven, printopdrachten, vergaderingen voorbereiden en vergaderlokalen reserveren

• Je staat mee in voor de permanentie op het secretariaat en het onthaal op de vakgroep: beantwoorden van telefonische oproepen en e-mails, ontvangen van bezoekers, verschaffen van standaardinformatie en inlichtingen

• Je zorgt mee voor het onthaal van nieuwe medewerkers en de logistieke ondersteuning bij de start van nieuwe medewerkers 

• Je biedt ondersteuning bij het organiseren van congressen, studiedagen en andere evenementen

• Je staat mee in voor de aankoop en het beheer van kantoormateriaal

Voor meer informatie in verband met de functie-inhoud kan je contact opnemen met Maithé Beels (vakgroepsecretaris) via maithe.beels@ugent.be of 092648492. (Let op: stuur je sollicitatie niet via e-mail door maar solliciteer online.)

PROFIEL

Kennis en ervaring

Je hebt een goede kennis van en ervaring met algemene boekhouding en meer bepaald het boekhoudkundig softwarepakket SAP

Je bent vertrouwd met administratief en financieel projectbeheer

Je hebt aantoonbare ervaring in het ondersteunen van complexe opdrachten of dossiers

Je beschikt over goede kennis van het Nederlands en het Engels. Kennis van het Frans is een meerwaarde

Je werkt zeer vlot met Excel, Word en andere Microsoft office toepassingen en bent bereid om nieuwe programma’s te leren

Je hebt kennis van websitebeheer

Je hebt minimum 1 jaar ervaring binnen een gelijkaardige administratieve functie

Vaardigheden en attitudes

Je beschikt over de vereiste organisatorische, communicatieve, sociale en administratieve (o.a. deskundigheid in schriftelijke verslaggeving) vaardigheden

Je bent stipt en werkt nauwkeurig, gestructureerd en planmatig

Je bent een teamspeler maar kan ook zelfstandig werken

Je beschikt over een positieve en klantgerichte ingesteldheid

Je bent flexibel ingesteld en bent in staat om meerdere administratieve taken te combineren

Je bent leerbereid en leergierig

Je bent ondernemend, neemt initiatief en beschikt over verantwoordelijkheidszin

Je bent stressbestendig 

AANBOD

• Departement: Faculteit Recht en Criminologie; RE23 - Criminologie, Strafrecht en Sociaal Recht 

• Tewerkstellingspercentage:  50% (geen kans op verhoging) - vervangingsovereenkomst t.e.m. 31/05/2026 (met kans op verlenging)

• Solliciteren kan tot en met 07-05-2025 

Je wordt tewerkgesteld met een vervangingsovereenkomst t.e.m. 31/05/2026 met kans op verlenging in functieklasse B. Lees op onze website meer over onze verloning.

De UGent zet sterk in op de loopbaanontwikkeling van haar medewerkers. Zo krijg je opportuniteiten om andere functies te ontdekken en nieuwe ervaringen op te doen binnen de UGent (zowel tijdelijk als permanent).

Daarnaast krijg je:

• 36 vakantiedagen (bij fulltime tewerkstelling van 38u/week)

• mogelijkheid tot thuiswerk en glijdende werkuren indien jouw job dit toelaat

• gunstige pensioenvoorwaarden

• een hospitalisatieverzekering

• terugbetaling van je abonnement openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding voor woon-werkverkeer

• ecocheques

• een uitgebreid vormings- en opleidingsaanbod en ruime interne loopbaanmogelijkheden

• een mooie werk-privé balans

• ons voordelenplatform ‘benefits at work’ en een heel aantal andere voordelen zoals een uitgebreid sportaanbod tegen voordelige prijzen, voordeeltarief in de studentenrestaurants, gratis griepvaccinatie, …

INTERESSE?

Om te kunnen solliciteren voor deze vacature dien je in het bezit te zijn van een diploma van bachelor.

 Bezorg ons ten laatste op 07-05-2025 om 23.59 uur  de volgende documenten:

• Je cv

• Je motivatiebrief

• Een kopie van je diploma

• Indien je je diploma buiten de Europese Unie behaald hebt (met uitzondering van diploma's behaald in het Verenigd Koninkrijk vóór 31 januari 2020): een gelijkwaardigheidsattest van NARIC (www.naric.be)

 Let op: je sollicitatie is enkel geldig indien je op het moment van solliciteren over het gevraagde diploma beschikt, én je ons voor de uiterste inschrijvingsdatum alle hierboven vermelde documenten bezorgt.  

We vinden het belangrijk dat elke persoon in de beste omstandigheden kan deelnemen aan de selectieprocedure. Heb je een beperking? Geef ons vooraf een seintje via selecties@ugent.be zodat we redelijke aanpassingen kunnen voorzien. 

Meer vragen over online solliciteren of de selectieprocedure? Bekijk onze FAQ.