ORGANISATIE
KU Leuven zoekt in samenwerking met Loyola University Maryland een dynamische professional voor een dubbele rol: residentiebeheerder en coördinator van het Loyola University Maryland Study Abroad Program.
Deze functie combineert operationeel beheer van een internationale studentenresidentie met academische en culturele ondersteuning van Noord-Amerikaanse uitwisselingsstudenten.
FUNCTIE
Residentiebeheerder
Kamerverhuur: kamercontracten en huisregels opstellen en studenten selecteren; bezoeken organiseren om de residentie aan potentiële huurders te tonen, in lijn met de algemene beheersafspraken van de dienst Coördinatie Exploitatie Residenties Algemeen Beheer (CERAB).
Een respectvolle en harmonieuze sfeer onder de bewoners bevorderen.
Een team van 'unit presidents' en een 'Huis-president' selecteren, coachen en ondersteunen om te helpen met de dagelijkse managementtaken.
Informatiesessies organiseren met bewoners, een positief sociaal klimaat bevorderen onder 20+ nationaliteiten en conflicten helpen oplossen.
Activiteiten organiseren.
Zorgen voor naleving van administratieve verplichtingen binnen KU Leuven en tegenover externe partijen (leveranciers, overheden).
Regelmatig afstemmen met CERAB en de bredere community van residentiebeheerders.
Plannen, organiseren en opvolgen van gebouwonderhoud in samenwerking met Technische Diensten.
Coördinator van het Loyola University Maryland Study Abroad Program
Academische begeleiding en psychosociale zorg bieden aan 15-20 Noord-Amerikaanse studenten.
Access-database beheren van Engelstalige cursussen in de Humane Wetenschappen, van individuele studentendossiers, cursusevaluaties en transcripts.
Nauw samenwerken met de Faculteit Letteren (PECS-programma).
Welkomstactiviteiten organiseren en administratieve formaliteiten begeleiden.
Nauwe samenwerking onderhouden met Loyola University Maryland: updates geven, bezoekers ontvangen en helpen bij het selecteren van de programmadirecteur.
Ondersteuning van de logistiek voor groepsreizen.
Elke twee jaar: de nieuwe programmadirecteur (docent Loyola University en gastprofessor KU Leuven) inwerken.
Budgetbeheer: het opstellen van een jaarbudget (€250.000) en het leveren van maandelijkse financiële rapporten.
Opvolgen contracten tussen Loyola University en KU Leuven.
Opvolgen van wettelijke verplichtingen als VZW.
PROFIEL
Bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring; relevante ervaring is een pluspunt.
Sterke organisatorische vaardigheden: in staat om zelfstandig en nauwkeurig administratieve en operationele taken aan te pakken.
Flexibel zijn, vooral tijdens piekperiodes (in- en uithuizing, bezoekdagen), inclusief af en toe 's avonds en in het weekend.
Uitstekende communicatieve vaardigheden: in staat zijn te bemiddelen en diplomatisch te onderhandelen.
Tolerantie en respect voor culturele diversiteit.
Sterke mondelinge en schriftelijke vaardigheden in het Nederlands en Engels.
Basiskennis van boekhoudkundige concepten; bedreven in Excel, Word, Outlook en PowerPoint. Kennis van Access en Toledo is een pluspunt.
AANBOD
Deze unieke functie biedt de mogelijkheid om:
De academische en culturele ervaring van Belgische en internationale studenten aan KU Leuven mee vorm te geven.
Een levendige gemeenschap te beheren met studenten van over de hele wereld.
Samen te werken met Loyola University Maryland en KU Leuven.
Leiderschaps-, interculturele en financiële managementvaardigheden te ontwikkelen in een dynamische omgeving.
Wij beogen een tewerkstelling van 80%, in een contract voor onbepaalde duur. Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie dan start je in graad 6. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen starten in graad 5. Graad 7 is uitzonderlijk weggelegd voor kandidaten die reeds van bij de start, omwille van doorgedreven kennis en ervaring, extra verantwoordelijkheden kunnen opnemen.
Daarnaast biedt KU Leuven heel wat extra legale voordelen zoals hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, bijkomende verlofdagen, gratis pendelen met het openbaar vervoer, (elektrische) bedrijfsfiets,...
De startdatum is (bij voorkeur) voorzien voor 1 juni 2026.
INTERESSE?
Meer info over de inhoud van de job is te verkrijgen bij mevrouw Christel Snels (christel.snels@kuleuven.be). Voor vragen over de selectieprocedure kan je terecht bij de heer Dieter Heylen (via +32 16 37 64 90).
Solliciteren voor deze vacature kan tot en met 23/02/2026 via onze online sollicitatietoepassing
KU Leuven wil een inclusieve, respectvolle en sociaal veilige gemeenschap zijn. Wij omarmen diversiteit tussen individuen en groepen als een meerwaarde. Open dialoog en verschillen in perspectief zijn noodzakelijk in een ambitieuze onderzoeks- en onderwijsomgeving. In ons streven naar gelijke kansen erkennen wij de gevolgen van historische ongelijkheden. Wij aanvaarden geen enkele vorm van discriminatie op basis van, onder meer, geslacht, genderidentiteit en -expressie, seksuele oriëntatie, leeftijd, etnische of nationale afkomst, huidskleur, levensbeschouwelijke overtuiging, neurodivergentie, arbeidshandicap, gezondheid, of socio-economische status. Bij vragen over toegankelijkheid of aangeboden ondersteuning helpen we je graag op dit e-mailadres.
Heb je een vraag over de online sollicitatieprocedure? Raadpleeg onze veelgestelde vragen of stuur een e-mail naar solliciteren@kuleuven.be