ORGANISATIE

Je komt terecht op de groene Campus in Diepenbeek waar enerzijds het departement PXL-Green & Tech, gevestigd is. Het departement zet in op duurzaamheid, zowel binnen de bachelor opleidingen Elektromechanica, Bouw en Agro- en biotechnologie als binnen de verschillende graduaatsopleidingen. Anderzijds bevindt zich hier ook het departement PXL-Digital. PXL-Digital integreert de opleidingsclusters Information Technology (IT) en Operational Technology (OT) binnen één departement. Het departement zorgt hierbij voor een fijnmazige structuur van opleidingen, afstudeerrichtingen, keuzetrajecten en innovatieroutes. Op deze manier wordt een uniek aanbod van specialisaties binnen digitale technologie en digitale business gecreëerd, zowel op het niveau van bachelor- als graduaatsopleidingen.   

De vacature valt de dienst Studentenadministratie en Onthaal. De dienst maakt deel uit van de Directie Onderwijs en Studentenbeleid en staat in voor het beheer van de administratieve dossiers van de studenten van Hogeschool PXL. We zorgen voor hun (her)inschrijving, de studietrajecten, de publicatie van de resultaten, het maken van de diploma’s enzovoort. Daarnaast vormt het onthaal het centrale aanspreekpunt voor studenten en bezoekers, waar we hen informeren, doorverwijzen en helpen bij algemene vragen over hun traject aan Hogeschool PXL. 

FUNCTIE

Als onthaal- en administratief medewerker bij de dienst Studentenadministratie en Onthaal sta je enerzijds in voor het onthaal van en eerstelijnscontacten met de studenten maar ook van het onderwijzend personeel en derden. Daarnaast sta je administratief in voor het verstrekken van de nodige informatie / documenten en/of verwijs je gericht door naar betrokken diensten.  

Je biedt ondersteuning bij student gerelateerde administratieve taken en onthaal op Campus Diepenbeek: 

• Je bent verantwoordelijk voor de telefonie, het onthaal en daaruit voortvloeiende correspondentie en verwerking van documenten. 

• Je beantwoordt eerstelijnsvragen per telefoon en/of per mail of je kan ze op efficiënte wijze doorverwijzen. 

• Je biedt ondersteuning in het uitvoeren van alle administratieve stappen bij het inschrijven van de studenten. 

• Je doet aanpassingen in het (elektronische) studentendossiers in Bamaflex. 

• Je staat in voor de verwerking en opvolging van de afwezigheid van studenten. 

• Je bent verantwoordelijk voor de  administratieve verwerking van VDAB dossiers. 

• Je ondersteunt en werkt mee bij bij infodagen, openlesdagen, proefdagen, … . 

• Je staat in voor EHBO gerelateerde vragen en handelingen. 

• Je werkt bij voorkeur donderdag de ganse dag. De andere uren/dagen kunnen in overleg vrij gekozen worden.  

PROFIEL

Wat zijn extra troeven? 

• Je beschikt over een hands-on mentaliteit en werkt altijd klant- en resultaatgericht. 

• Je kan goed zelfstandig functioneren en kan goed in team werken binnen een open landschapskantoor. 

• Je schakelt moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden en weet prioriteiten goed te stellen. 

• Je ziet werk en kan proactief aan de slag gaan. 

• Je ontvangt mensen op een warme en professionele manier. 

Wat zijn jouw talenten?  

• Als administratief medewerker kan je autonoom administratieve taken plannen en uitvoeren die je aangereikt worden. Je bent in staat om complexe regelgeving toe te passen in je taakuitvoering. 

• Je kan vlot werken met diverse ICT-toepassingen (Microsoft Office, Excel, Bamaflex, …). 

• Je werkt nauwgezet en efficiënt, ook in stressvolle situaties. 

• Je bezit een heldere manier van communiceren, die je efficiënt kan aanpassen naargelang de aard van de boodschap en de doelgroep en je hebt een basiskennis Engels. 

• Je hebt notie van EHBO of je bent bereid om hier interne opleidingen te volgen. 

Dan bezit jij de “X-factor” en nodigen wij jou graag uit om te solliciteren.   

Wat verwachten we van jou?

• Je bent in het bezit van minimum een secundair diploma (of hiermee gelijkgesteld) bij voorkeur in een administratieve richting. 

• Een eerste ervaring in een gelijkaardige onderwijs- en/of administratieve functie is een plus, maar geen must. 

• Je voldoet aan de taalvereisten. 

AANBOD

De contractuele aanstelling van onbepaalde duur van 30% kan ingaan vanaf 01/09/2026 (in functie van jouw beschikbaarheid). Uitbreiding met een bijkomende, tijdelijke vervangingsopdracht van 20% is mogelijk tem 30/8/2027.  

Salarisschaal 

De inschaling gebeurt op salarisschaal C11 (equivalent 577). Voor meer informatie: Salarisschalen administratief en technisch personeel hogescholen (vlaanderen.be). Je vindt het bruto geïndexeerd maandsalaris in de kolom 'maa6dsalaris'. Een bruto-netto loonberekening kan je via deze link maken. 

Naast anciënniteit in de openbare sector kan ook relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige worden toegekend, conform de Codex Hoger Onderwijs. De maximum toegekende anciënniteit voor deze functie bedraagt 5 jaar, tenzij de automatisch toegekende beroepservaring deze termijn overschrijdt. Deze nuttige beroepservaring kan worden toegekend mits het voorleggen van de noodzakelijke bewijsstukken en onderzoek van het volledige dossier. De anciënniteitsbepalingen en aanstellingsmodaliteiten voor interne kandidaten zoals eerder verworven, blijven behouden.  

Bijkomende voordelen 

• Een boeiende en uitdagende functie in een innovatieve en multidisciplinaire omgeving met ruimte voor het opnemen van verantwoordelijkheden en oog voor het verder ontwikkelen van jouw talenten.  

• Uitgebreide vormingsmogelijkheden o.a. via SyntraPXL en PXL-NeXT. 

• Mogelijkheid tot het opdoen van internationale ervaringen. 

• Diverse netwerkmomenten met het werkveld. 

• 100 % terugbetaling van het woon-werkverkeer met het openbaar vervoer & fietsvergoeding. 

• Toegang tot digitale tools en resources die je werk vergemakkelijken en je productiviteit verhogen. 

• Maandelijkse connectievergoeding. 

• Cambio huurwagen voor dienstverplaatsingen. 

• Interessante voorwaarden in onze door Gault&Millau bekroonde catering. 

• Aantrekkelijke vakantieregeling. 

• Hospitalisatieverzekering aan een voordelig tarief.  

• Tal van andere personeelsvoordelen aangeboden via Benefits@work.  

INTERESSE?

Ten laatste op 13/05/2026 bezorg je ons via onze elektronische sollicitatietool SES Hogeschool PXL SES jouw cv, diploma’s, motivatiebrief. Je kan rekenen op een discrete behandeling van jouw sollicitatie.

Selectieprocedure 

• Preselectie op basis van CV en motivatiebrief is mogelijk en afhankelijk van het aantal kandidaten. 

• Kandidaten die op basis van CV en motivatiebrief geselecteerd zijn voor deelname aan het selectieproces, worden uitgenodigd voor een selectiegesprek op 26/05/2026.  

• Je voldoet bij indiensttreding aan de algemene toelatingsvoorwaarden zoals bepaald in de Codex Hoger Onderwijs. 

• Via deze vacature leggen we ook een Talentenpool aan.