ORGANISATIE
TRILL maakt ruimte voor nieuwe narratieven van kinderen, jongeren en jonge kunstenaars (0-30 jaar) binnen een (groot)stedelijke context.
We focussen op autodidacte makers, jongeren uit maatschappelijk kwetsbare situaties en iedereen met een verhaal dat gehoord moet worden. Zij verdienen meer — ruimte, veiligheid en creatieve kansen.
Via workshops, lessenreeksen, creatietrajecten en toonmomenten verkennen we samen een breed scala aan kunstvormen, met veel aandacht voor digitale en innovatieve praktijken. Vanuit hun eigen noden en talenten stromen jongeren en kunstenaars door ons ecosysteem en vinden we samen de formule die voor hen werkt.
Zijn er drempels? Dan zoeken we oplossingen. TRILL biedt tijd, begeleiding, materiaal en vooral: een plek om te groeien, te experimenteren en te tonen wie je bent — of wil worden.
FUNCTIE
Een energieke professional die graag verschillende petten opzet en de daarbij behorende verantwoordelijkheden opneemt. Als office manager zorg je er niet enkel voor dat alle zaken achter de schermen soepel verlopen, maar ook dat bezoekers een warm onthaal krijgen. Als planner ben je de spin in het web en help je onze activiteiten een plek geven in OPEK. Daarnaast werk je in tandem met de teamcoach en de zakelijk coördinator en ondersteun je hen in de praktische uitwerking van het HR- en zakelijk beleid.
TRILL is een wendbare organisatie op maat van kinderen en jongeren. Wij zijn een dynamische organisatie waar medewerkers steeds mobieler worden, vaker op flexplekken of thuis werken. Het belang van een goede office manager wordt met deze ontwikkeling dus steeds groter voor onze organisatie. Als office manager ben je een onmisbare schakel in het werkproces, eerst en vooral tussen TRILL en de buitenwereld, maar ook tussen collega’s onderling.
TAKEN:
Office management:
+ Afhandelen van inkomende en uitgaande communicatie (telefoon, e-mail, post)
en dispatching naar collega’s;
+ fungeren als aanspreekpunt, zowel intern als extern;
+ verzorgen van onthaal van TRILL-activiteiten in OPEK;
+ stroomlijnen en verbeteren van interne communicatie;
+ agenderen, voorbereiden en notuleren van besprekingen en vergaderingen;
+ organiseren en coördineren van administratieve, logistieke,
en organisatorische werkzaamheden;
+ beheer van facilitaire zaken (waaronder voorraadbeheer);
+ opvolging van aankoop, onderhoud en herstellingen ICT.
Verantwoordelijke planning:
+ Onderhouden en aanvullen van de korte- en langetermijnplanning van TRILL in yesplan;
+ bijwonen van planningsvergaderingen in OPEK;
+ met de andere OPEK-planners afspraken maken over de gedeelde ruimte.
Zakelijke en HR-ondersteuning:
+ Opstellen en uitsturen van facturen;
+ verwerken van inkomende facturen: betaling & boekhouding;
+ administratie lonen, onkosten, oplossingen woon-werkverkeer, maaltijdcheques …;
+ beheren van het archief en contracten;
+ intern preventieadviseur (deel van het overleg van preventieadviseurs binnen OPEK).
PROFIEL
+ Je bent zelfstandig, proactief en weet van aanpakken.
+ Je neemt initiatief en werkt vlot zonder voortdurende aansturing.
+ Je plant en organiseert efficiënt.
+ Je houdt overzicht, stelt prioriteiten en schakelt snel waar nodig.
+ Je bent stressbestendig en oplossingsgericht. Je blijft rustig onder druk, voorkomt problemen en pakt ze kordaat aan als ze zich voordoen.
+ Je werkt klantgericht. Je bent vriendelijk en tactvol; tegelijk stel je duidelijke grenzen.
+ Je communiceert helder, zowel mondeling als schriftelijk.
+ Je hebt een intersectionele aanpak in je manier van werken en denken.
+ Je houdt rekening met diverse perspectieven.
+ Je hebt minstens 3 jaar ervaring als office manager of in andere administratieve posities.
+ Een rijbewijs is een troef.
AANBOD
+ Een functie in vast dienstverband aan 4/5 (80%).
+ Een job met veel zelfstandigheid in een hecht team.
+ Een bijzondere werkplek in OPEK aan de Leuvense Vaartkom.
+ Een loon volgens PC 329.01, barema A1, toegekend op basis van relevante ervaring.
+ Extra’s: woon-werkverkeer/fietsvergoeding, maaltijdcheques, vaste onkostenvergoeding.
Betrekking: 80%
INTERESSE?
Solliciteren t.e.m.: 02 november 2025
Solliciteer: Stuur je sollicitatie met cv en motivatie ten laatste op 2 november 2025
naar sollicitaties@trill.be.
De eerste kennismakingsgespreken vinden plaats op 12 november 2025.
Het tweede gesprek vindt plaats op 18 november 2025 en zal een proef bevatten.
Met vragen over deze vacature kun je terecht bij Alyssa, teamcoach, via alyssa@trill.be .
Plaats tewerkstelling: OPEK
Vaartkom 4
3000 Leuven