ORGANISATIE
Meer dan 500 medewerkers van het Instituut voor Tropische Geneeskunde (ITG) dragen elke dag bij aan het verbeteren van de gezondheid van miljoenen mensen wereldwijd. Onze onderzoekers voeren meer dan 100 wetenschappelijke projecten uit op het vlak van tropische geneeskunde en internationale gezondheid. Onze docenten ontvangen elk academiejaar meer dan 500 professionals uit de hele wereld om onze hoog aangeschreven medische opleidingen te volgen. Jaarlijks vinden in onze kliniek tienduizenden reis- en soa consultaties plaats, en onderzoeken onze internationaal erkende referentielaboratoria vele honderdduizenden stalen.
Deze heel diverse opdrachten kunnen we maar op één manier waarmaken: dankzij een grote passie voor onze missie.
De Clinical Trial Site (CTS) van het ITG voert klinische studies uit in samenwerking met academische partners en partners uit de life science sector.
Draag je graag jouw steentje bij aan innoverende projecten met nieuwe vaccins of geneesmiddelen? Dan is dit jouw kans om ons team te versterken!
FUNCTIE
· Als eerste aanspreekpunt leg je afspraken vast met de deelnemers van de klinische studies en zorg je voor hun onthaal op het ITG.
· Samen met je collega’s van het studieteam zorg je voor de registratie en opvolging van de deelnemers in de database van de CTS.
· Tijdens de studies verzorg je alle communicatie met de deelnemers aan de studie, telefonisch en via e-mail, en pas je de planning van de studievisites aan in samenspraak met het studieteam.
· Je zorgt samen met de financieel verantwoordelijke voor de voorbereiding en opvolging van onkostenvergoedingen welke uitbetaald worden aan deelnemers aan de studie.
· Je verricht algemeen secretariaatswerk: verzorgen van briefwisseling, behandelen inkomende en uitgaande oproepen, klassement, organiseren van meetings, enz.
· Je ondersteunt je collega’s in de organisatie en opvolging van klinische studies binnen de unit.
· Je maakt deel uit van het Clinical Trial Site en rapporteert aan het Diensthoofd CTS. Je werkt echter nauw samen met andere diensten binnen het ITG en biedt, indien nodig en binnen jouw rol, ondersteuning aan onderzoeksprojecten in de polikliniek van het ITG.
· Samen met je collega’s sta je in voor een vlotte en klantvriendelijke dienstverlening.
PROFIEL
Je hebt een diploma Medisch Administratief Assistent, Health Care Management, Office Management of relevante ervaring in een gelijkaardige functie.
Je beheerst vlot het Nederlands en je kan je comfortabel uitdrukken in het Engels. Kennis van andere talen is een pluspunt.
Je bent stressbestendig, enthousiast en werkt proactief.
Je hebt een zeer goede kennis van Word en Excel en je werkt efficiënt met verschillende softwarepakketten. Kennis van systemen voor patiënten beheer (bvb. WISH, Introlution) is een meerwaarde.
Je hebt een grote affiniteit met administratieve taken, werkt nauwkeurig en bent organisatorisch sterk.
Je bent sociaalvaardig, communiceert klantgericht en hebt een open houding.
Je werkt discreet en diplomatisch.
Je kan makkelijk verschillende taken combineren en prioriteiten stellen
Je kan zelfstandig werken en functioneert ook goed in een multidisciplinair team.
Een eerste ervaring in de ondersteuning van klinisch onderzoek is een pluspunt.
Het Instituut voor Tropische Geneeskunde is een open en internationale campus waar medewerkers, studenten en onderzoekers werken aan de nieuwe internationale gezondheidsuitdagingen. Jouw opdracht draagt hieraan bij. Met zijn allen zorgen we voor een aangename werksfeer met aandacht voor work-life balance en mogelijkheid tot opleiding. Het ITG is gelegen middenin de bruisende stad Antwerpen en is vlot bereikbaar met het openbaar vervoer.
AANBOD
Een boeiende functie in een dynamisch team, met ruimte voor initiatief en veel contact met studiedeelnemers en collega’s in het studieteam.
· Een voltijds functie (deeltijds van min 80% bespreekbaar) met een contract van bepaalde duur (6 maanden), met mogelijkheid tot een contract van onbepaalde duur. Dit is afhankelijk van de projectfinanciering.
· Voorziene startdatum is september 2025.
· Een salaris rekening houdende met jouw werkervaring, aangevuld met enkele extralegale voordelen: fietsvergoeding en/of abonnement openbaar vervoer, mogelijkheid tot fietsleasing, maaltijdcheques en aanvullend pensioen.