ORGANISATIE

LUCA School of Arts is een creatieve hub voor bijna 5.000 mensen: meer dan 4.000 studenten en 800 collega’s. Aan hen biedt LUCA een onderwijs- en onderzoeksomgeving om hun creatief talent verder te ontplooien. Dat doen we via opleidingen hoger onderwijs in het brede domein van de kunsten, en via artistiek onderzoek, ingebed binnen een geassocieerde Faculteit Kunsten aan KU Leuven. LUCA heeft campussen in vier steden: Gent, Brussel, Leuven en Genk. LUCA is lid van de Associatie KU Leuven en de European University Alliance FilmEU.  

FUNCTIE

De Dienst Onderwijsadministratie biedt ondersteuning bij de verschillende onderwijsprocessen waarmee de studenten, docenten en medewerkers van de hogeschool worden geconfronteerd.   Je maakt binnen de campusoverkoepelende dienst onderdeel uit van het team LUCA International en werkt nauw samen met je collega’s van onderwijsadministratie, internationalisering en de opleidingen.  Het team werkt in een hybride context met een hoge mate van zelfregulering, veel ruimte voor zelfstandigheid en initiatief; daarnaast is er een gelijke mate van samenwerking en afstemming.  Je rapporteert aan het diensthoofd Onderwijsadministratie.

Jouw functie

 Je ontwikkelt een expertise rond diploma’s en taalattesten

1. Je staat samen met je andere admissions collega in voor de grondige credential evaluation van buitenlandse diploma’s van kandidaat-studenten: het voorbereiden, nakijken en becommentariëren van de diploma's, transcripts en taalattesten.

2. Je volgt de Vlaamse en internationale wetgeving over toelatingsvoorwaarden op.

3. Je sluit aan bij het Task Force Toelatingsbeleid van Associatie KU Leuven en het Vlaams hogescholenoverleg over admissions.

4. Je waakt over de toelatingsvoorwaardes gepubliceerd op de LUCA-website

5. Je overlegt met collega's van de andere diensten en met andere onderwijsdeskundigen in binnen- en buitenland die betrokken zijn bij de rekrutering, toelating en begeleiding van internationale studenten.

Je helpt bij de voorbereidingen van toelatingsproeven en masterassessments in de digitale aanmeldingstools kunststudereninvlaanderen of dreamapply.

Je staat in voor het proces van onboarding van internationale studenten (zowel diplomastudenten als exchange studenten)

1. Je werkt initiatieven uit in samenwerking met LUCA International, Stuvo en andere actoren om het onthaal en verwelkomen van internationale studenten duurzaam uit te bouwen,

2. Je ondersteunt in teamverband de processen inzake toelating, registratie en financiële administratie van internationale studenten.

3. Je staat in voor de communicatie met zowel (kandidaat-)studenten als collega’s en begeleidt hen doorheen de administratieve procedures zoals aanvraag visa en verblijfsvergunning, CEVI, blocked account,… Je communiceert ook met buitenlandse instellingen en ambassades en hun vertegenwoordiging in België. Je neemt actief contact op met gemeentelijke administraties in de steden van LUCA-campussen bij registratieproblemen van buitenlandse studenten.

Je staat in voor de campusoverkoepelende verwerking van de aanvragen van inkomende erasmusstudenten in de applicant-toepassing

Je volgt de ontwikkeling van nieuwe toepassingen op. Je volgt de workshops en testsessies die binnen LUCA of door de Associatie KU Leuven in Heverlee (of online) worden georganiseerd.

Afhankelijk van de noden bied je ondersteuning aan het Kernteam van Film EU+, bijvoorbeeld het boeken van vluchten en accommodatie voor studenten van het AudioVisual Team.

Je volgt de mailbox international@luca-arts.be en admissions@luca-arts.be

Je maakt deel uit van

1. het Kernteam-Onderwijsadministratie-LUCA. Dit is de groep die de onderwijsadministratie van onze hogeschool coördineert en nieuwe ontwikkelingen binnen de administratie voorbereidt, test, analyseert en implementeert voor de verschillende campussen van LUCA.

2. Het team LUCA International

Je sluit aan bij het teamoverleg onderwijsadministratie en bij het teamoverleg internationalisering, waar specifieke thema’s inzake internationalisering en admissions van LUCA aan bod komt.

Sporadisch help je met verslagen, bij interne of externe communicatie over de dienst of LUCA International en de organisatie van activiteiten zoals Erasmus Days, evenementen voor internationale studenten, toelatingsproeven/masterassesments, ea.

PROFIEL

• Je werkt nauwkeurig. Je hebt oog voor procedures en een accurate organisatie.

• Je bent in staat om veel dossiers gelijktijdig te behandelen en bent stressbestendig.

• Je kan analytisch en conceptueel denken.

• Je kan autonoom werken en bent ook een teamspeler: communicatief vaardig, constructief ingesteld en respectvol naar je collega’s toe.

• Je bent organisatorisch sterk en werkt planmatig met een sterk probleemoplossend vermogen.

• In de functie toon je initiatief en verantwoordelijkheid.

• Je bent flexibel en past je vlot aan bij een wijzigende taakinvulling.

• Je bent loyaal ten aanzien van de opdracht, de missie, visie en het onderwijsbeleidsplan van LUCA.

• Je bent bereid blijvend te werken aan de ontwikkeling van je professionaliteit en expertise.

• Je bent minimaal in het bezit van een bachelor diploma (uit het professioneel of academisch gericht hoger onderwijs). Ervaring in een administratieve functie is een meerwaarde.

• We zoeken kandidaten met kennis van het hoger onderwijs in binnenland en buitenland of bent bereid je daarin te verdiepen.

• Je beschikt over een zeer goede kennis van het Nederlands en het Engels zowel mondeling als schriftelijk. Kennis van Frans, Duits en andere talen is een troef.

• Je hebt kennis van en ervaring met MS Office. Je kan jezelf op een vlotte en grondige manier inwerken in nieuwe softwarepakketten. (Kennis van SAP, Mobility Online of dreamapply is een pluspunt)

AANBOD

Bij LUCA kom je terecht in een omgeving waar respect en integriteit onze basishouding definiëren, we duurzaamheid en diversiteit zien als een troef en kwaliteit onze drijfveer is. De komende jaren willen we LUCA een identiteit geven als actor in de maatschappij, ons opleidingsinstituut onderdeel laten worden van een laboratorium, ons aanbod aanvullen met vraaggestuurde initiatieven, en onze multi-campusrealiteit ontsluiten tot een netwerk. Je komt daarmee terecht in een stimulerende omgeving waarin we tal van mogelijkheden bieden om je eigen invulling te geven op je hoofdcampus of op één van de andere campussen van LUCA School of Arts. 

• LUCA School of Arts wil een omgeving creëren waarin alle talenten maximaal tot ontplooiing kunnen komen, ongeacht gender, leeftijd, culturele herkomst, nationaliteit of functiebeperking. We verwelkomen daarom alle talentvolle mensen die de meerwaarde van diversiteit erkennen en mee vorm willen geven aan een inclusieve organisatie. 

• LUCA biedt een contractuele aanstelling van onbepaalde duur met B-barema (B12). Meer informatie over de salarisschalen is te vinden op de website van de Vlaamse overheid (ond.vlaanderen.be).  Relevante ervaring kan meegenomen worden als anciënniteit.

• Standplaats naar keuze: je werkt minstens 2 dagen per week vanop campus LUCA Gent. Daarnaast werk je 1 dag per week in Brussel. Je bent bereid om je occasioneel naar de andere campussen (Leuven en Genk) te verplaatsen volgens de noden van de job. Enkele dagen telewerk is mogelijk.

• Verder bieden we:

• 100% terugbetaling van duurzame mobiliteit voor woon-werkverkeer (openbaar vervoer en/of fiets),

• een onkostenvergoeding voor mobiliteit i.f.v. dienstverplaatsingen,

• de mogelijkheid tot hybride/telewerken,

• een mooi aantal vakantiedagen,

• interessante opleidingsmogelijkheden,

• een laptop,

• kortingen via Samen Aankoop,

• de optie om een hospitalisatieverzekering te nemen aan een gunstig tarief

• Start: zo snel mogelijk

INTERESSE?

Meer informatie is te verkrijgen bij Cilia Gouwy – Diensthoofd Onderwijsadministratie via cilia.gouwy@luca-arts.be.

Solliciteren kan tot en met 9 januari 2026 ten aanzien van LUCA School of Arts, dienst HR via CV Warehouse.  De kandidaatstelling bevat een dossier bestaande uit:

1. een motivatiebrief

2. een curriculum vitae

3. een attest van diploma (desgevallend een gelijkwaardigheidsverklaring)

Enkel volledige dossiers worden aanvaard.

Selectieprocedure

Een sollicitatiegesprek vindt plaats met kandidaten die weerhouden worden na een preselectie op dossier op vrijdag 23 januari (campus Brussel). De tweede ronde bestaat uit het afleggen van een online assessment met psychotechnische proeven via KU Leuven.

Aanstelling via beslissing van het Directiecomité rekening houdend met het advies van de selectiecommissie.