ORGANISATIE
Het Departement Menselijke Erfelijkheid (DME) van KU Leuven combineert hoogstaand onderzoek, onderwijs en klinische dienstverlening. Binnen DME zijn verschillende artsen, klinisch biologen en andere experten actief als lesgever in de opleiding Geneeskunde. Zij begeleiden studenten in lessen, stages, masterproeven, klinische rotaties en andere onderwijsactiviteiten die nauw verweven zijn met de dagelijkse klinische praktijk.
Om deze onderwijsopdracht te ondersteunen, zijn we op zoek naar een medewerker onderwijs- en stageondersteuning. Je ondersteunt de praktische en administratieve organisatie van onderwijsactiviteiten voor studenten Geneeskunde. Je werkt daarbij nauw samen met ZAP-leden, klinische medewerkers, onderwijssecretariaten en administratieve collega’s binnen KU Leuven en UZ Leuven.
FUNCTIE
Je staat in voor de praktische planning, organisatie en opvolging van coassistenten, masterstudenten, kijkstagiairs, vrijwillige stagiairs en andere studenten die binnen DME onderwijs of stage volgen.
Je organiseert klinische stages, laboratoriumrotaties, raadplegingsrotaties en andere onderwijsactiviteiten in overleg met artsen, laboratoria, lesgevers en secretariaatsmedewerkers.
Je verzorgt een vlotte communicatie met studenten, lesgevers en andere betrokken partners over planning, organisatie en praktische afspraken.
Je zorgt voor het onthaal en de onboarding van studenten en stagiairs en verstrekt de nodige informatie over procedures, documenten, werkafspraken en de werking van de dienst.
Je vraagt toegangen aan en volgt deze op voor gebouwen, lokalen, digitale platformen en IT-systemen.
Je ondersteunt de praktische organisatie van evaluaties, feedbackmomenten, casuspresentaties en examens, inclusief de administratieve en logistieke voorbereiding en de planning van surveillantie.
Je ondersteunt ZAP-leden en andere lesgevers bij de organisatie van onderwijsactiviteiten en opleidingsonderdelen.
Je plant lesmomenten, reserveert lokalen en verzorgt de coördinatie en communicatie met studenten, onderwijssecretariaten en andere betrokken diensten.
Je ondersteunt het beheer en de beschikbaarheid van onderwijsmateriaal via Toledo en andere digitale leeromgevingen en biedt praktische ondersteuning bij presentaties, online onderwijsactiviteiten en klinische casusbesprekingen.
Je ondersteunt de praktische coördinatie van nieuwe opleidingsonderdelen, onderwijsprojecten en andere onderwijsinitiatieven waarbij DME betrokken is.
Je stemt af met lesgevers en ondersteunende diensten over planning, lesorganisatie, evaluatievormen en de ontwikkeling van nieuw digitaal en fysiek onderwijsmateriaal.
Je documenteert de ondersteunde onderwijsactiviteiten, verzamelt relevante gegevens voor interne rapportering en draagt bij aan een kwaliteitsvolle opvolging van onderwijsprocessen.
Je signaleert knelpunten en denkt actief mee na over verbeteringen en een efficiënte organisatie van onderwijs- en stageprocessen.
PROFIEL
Je beschikt over een bachelordiploma of bent gelijkwaardig door ervaring.
Je hebt een sterke interesse in onderwijs- en administratieve processen.
Ervaring binnen een universitair, medisch of ziekenhuisgebonden werkveld is een meerwaarde.
Je werkt nauwkeurig en georganiseerd en hebt oog voor kwaliteit.
Je kan vlot meerdere opdrachten tegelijk beheren en respecteert deadlines.
Je bent communicatief sterk en werkt graag samen met diverse stakeholders.
Je neemt initiatief en zoekt mee naar praktische oplossingen.
Je leert snel nieuwe digitale toepassingen en administratieve systemen kennen.
Je hebt een uitstekende kennis van het Nederlands en kan je vlot uitdrukken in het Engels.
AANBOD
Je maakt deel uit van een collegiale werkomgeving waarin samenwerking, initiatief en professionele ontwikkeling centraal staan.
Wij beogen een deeltijdse tewerkstelling (50%) van bepaalde duur van één jaar, met reële kans op verlenging, in een innovatieve omgeving met internationale uitstraling waar je kansen krijgt om je talenten en je vaardigheden verder te ontwikkelen.
Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie, dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen, starten in graad 4.
INTERESSE?
Meer info over de inhoud van de job is te verkrijgen bij mevrouw Ingrid Vandemeulebroucke, mail: ingrid.vandemeulebroucke@kuleuven.be.
Solliciteren voor deze vacature kan tot en met 08/09/2026 via onze online sollicitatietoepassing
KU Leuven wil een inclusieve, respectvolle en sociaal veilige gemeenschap zijn. Wij omarmen diversiteit tussen individuen en groepen als een meerwaarde. Open dialoog en verschillen in perspectief zijn noodzakelijk in een ambitieuze onderzoeks- en onderwijsomgeving. In ons streven naar gelijke kansen erkennen wij de gevolgen van historische ongelijkheden. Wij aanvaarden geen enkele vorm van discriminatie op basis van, onder meer, geslacht, genderidentiteit en -expressie, seksuele oriëntatie, leeftijd, etnische of nationale afkomst, huidskleur, levensbeschouwelijke overtuiging, neurodivergentie, arbeidshandicap, gezondheid, of socio-economische status. Bij vragen over toegankelijkheid of aangeboden ondersteuning helpen we je graag op dit e-mailadres.
Heb je een vraag over de online sollicitatieprocedure? Raadpleeg onze veelgestelde vragen of stuur een e-mail naar solliciteren@kuleuven.be