ORGANISATIE
Werken aan KU Leuven is best uniek. Hoe dat komt? Omdat je er telkens weer nieuwe uitdagingen vindt, je er wordt gestimuleerd om je grenzen te verleggen en je ambities waar te maken. Werken aan KU Leuven betekent dat je, direct of indirect, bijdraagt aan kwalitatief, innovatief onderwijs en wetenschappelijk onderzoek. Het betekent werk met maatschappelijke relevantie, in een werkomgeving waarin iedereen uitgenodigd wordt om vanuit de eigen rol actief deel te nemen aan beleidsontwikkeling en besluitvorming.
Als Personeelsdienst verlenen we advies en ontwikkelen we beleid, instrumenten en competenties voor 13.000 medewerkers die werkzaam zijn in faculteiten, departementen en diensten op 14 campussen in 10 steden. De Personeelsdienst vervult hierbij een belangrijke rol in het ondersteunen van de organisatie en het uitbouwen en implementeren van het personeelsbeleid naar de verschillende personeelsgroepen.
Het HR-servicecentrum ondersteunt medewerkers van hun eerste werkdag tot hun volledige loopbaan bij KU Leuven. Van informatie en advies over alle mogelijke HR-gerelateerde onderwerpen tot salarisverwerking en sociaalrechtelijke verplichtingen, is het HR-servicecentrum een betrouwbare partner. Ons organisatorisch model focust sterk op kwaliteit, efficiëntie en specialisatie binnen de verschillende teams. Het HR-servicecentrum bestaat uit vijf teams, waaronder drie operationele teams: personeelsgegevens, tijdsbeheer en loonbeheer met daarnaast het team van HR-adviseurs en het team van business analisten.
Als HR-medewerker maak je deel uit van het HR-Servicecentrum en zal je samen met je collega’s administratieve ondersteuning bieden binnen het domein loonbeheer. In het kader van een project rond woon-werkverkeer zijn we op zoek naar tijdelijke versterking. Je draagt bij aan een correcte en efficiënte verwerking van gegevens en ondersteunt bij de implementatie van verbeteringen binnen dit domein. Daarnaast ondersteun je de collega’s bij de administratie rond loonverwerking. Je rapporteert aan de teamlead Loonbeheer.
We verwelkomen zowel enthousiaste starters met weinig tot geen relevante ervaring als ervaren kandidaten die hun expertise willen inzetten.
FUNCTIE
Je bent verantwoordelijk voor de administratieve opvolging van woon-werkverkeer en abonnementen openbaar vervoer.
Je beheert op een gestructureerde manier de administratieve opvolging van de abonnementen openbaar vervoer binnen het kader van een optimalisatieproject. Daarbij verstuur en verwerk je vragenlijsten en onderneem je de nodige vervolgstappen binnen de afgesproken deadlines.
Je ondersteunt de collega’s bij het opmaken en aanleveren van werkgeversattesten bij uit diensten, zoals tewerkstellingsattesten en C4’s.
Je zorgt samen met de collega’s voor een correcte alsook tijdige registratie en betaling aan de medewerkers, zoals bijvoorbeeld uit dienst verwerking, jubileumgeschenken, fietsvergoedingen, etc.
Je wordt als 2de lijn geraadpleegd door de HR-adviseurs bij meer gespecialiseerde vragen van medewerkers over hun verloning in het kader van woon-werkverkeer.
Je neemt deel aan (cross)team overlegmomenten.
PROFIEL
Je behaalde bij voorkeur een bachelordiploma in een administratieve richting of je hebt gelijkwaardige ervaring. Een eerste werkervaring in HR is een pluspunt.
Je werkt zeer nauwkeurig, volgt de voortgang van dossiers op en gaat professioneel om met confidentiële informatie.
Je bent sterk in verschillende MS Office toepassingen. Kennis van SAP is een pluspunt.
Je bent flexibel, klantgericht en werkt zelfstandig en proactief. Je bent een teamplayer maar kan ook autonoom werken.
Je bent stressbestendig en gaat flexibel om met onvoorzienbare omstandigheden en wijzigingen in je takenpakket.
Je drukt je vlot en professioneel uit in het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk. Een goede mondelinge en schriftelijke kennis van het Engels is een pluspunt.
Je hebt een positieve ingesteldheid.
AANBOD
Voor deze functie bieden we jou een halftijdse arbeidsovereenkomst van 1 jaar (mogelijk verlengbaar). Wat mag je verwachten? Een boeiende en gevarieerde job waarin je volop kansen krijgt om verantwoordelijkheid op te nemen en jezelf professioneel te ontwikkelen. We voorzien inhouse training om de complexiteit van KU Leuven te leren kennen en aan de hand van een on-the-job training leer je alle aspecten van jouw domein. Bovendien werk je in een inspirerende, autoluwe omgeving in het hart van Leuven, een stad die bruist van leven en innovatie.
Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie dan start je in graad 4. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen starten in graad 3. Bijkomend bieden wij een kosteloze hospitalisatie- en groepsverzekering. Details omtrent de arbeidsvoorwaarden kan je terugvinden op onze jobsite.
INTERESSE?
Meer info over de inhoud van de job is te verkrijgen bij mevrouw Ruth Defloor, mail: ruth.defloor@kuleuven.be.
Solliciteren voor deze vacature kan tot en met 19/05/2026 via onze online sollicitatietoepassing
KU Leuven wil een inclusieve, respectvolle en sociaal veilige gemeenschap zijn. Wij omarmen diversiteit tussen individuen en groepen als een meerwaarde. Open dialoog en verschillen in perspectief zijn noodzakelijk in een ambitieuze onderzoeks- en onderwijsomgeving. In ons streven naar gelijke kansen erkennen wij de gevolgen van historische ongelijkheden. Wij aanvaarden geen enkele vorm van discriminatie op basis van, onder meer, geslacht, genderidentiteit en -expressie, seksuele oriëntatie, leeftijd, etnische of nationale afkomst, huidskleur, levensbeschouwelijke overtuiging, neurodivergentie, arbeidshandicap, gezondheid, of socio-economische status. Bij vragen over toegankelijkheid of aangeboden ondersteuning helpen we je graag op dit e-mailadres.
Heb je een vraag over de online sollicitatieprocedure? Raadpleeg onze veelgestelde vragen of stuur een e-mail naar solliciteren@kuleuven.be