ORGANISATIE
Binnen de Groep Wetenschap & Technologie organiseert de Faculteit Wetenschappen opleidingen in alle disciplines van de exacte wetenschappen. Het onderwijs is gebaseerd op kennisgedreven onderzoek en sterk in onderwijsinnovatie. Naast onderwijs en onderzoek is de Faculteit Wetenschappen ook begaan met haar maatschappelijke rol, zij voedt en objectiveert het maatschappelijk debat over actuele thema’s met gefundeerde standpunten en kennis.
Voor de praktische organisatie en administratieve ondersteuning van het onderwijs en de ondersteuning van het beleid beschikt de faculteit over een dynamisch team van een 16-tal medewerkers. Binnen dit team zijn we, naar aanleiding van een pensionering, op zoek naar een nieuwe medewerker om de ondersteuning op het vlak van financiën en HR over te nemen. Je komt terecht in een hecht team met toffe collega’s. Vertrouwen, collegialiteit en kwaliteit staan centraal.
FUNCTIE
Als Financieel en HR medewerker neem je de verantwoordelijkheid voor de financiële verrichtingen van de Faculteit (80%) en voor de administratieve opvolging en verwerking van alle personeelsdossiers van de faculteit (20%).
Betreffende het financiële luik van je functie neem je, onder andere, volgende taken op:
Je staat in voor de verwerking van uiteenlopende financiële verrichtingen in SAP zoals aanmaken van interne en externe facturen, plaatsen van bestellingen, afhandelen van leveranciersfacturen en de goederenontvangst.
Je staat in voor het rapporteren, en waar mogelijk het analyseren, van financiële informatie van de Faculteit Wetenschappen. Je beheert mee de facultaire kredieten, je doet proactief voorstellen tot kredietoptimalisatie en rapporteert periodiek.
Je ondersteunt de directeur van de faculteit bij financiële dossiers waarbij je de financiële beslissingen van het Faculteitsbestuur uitvoert.
Je staat in voor de voorbereiding en het nazicht van de facultaire begrotingen (financieel en rekeneenheden) waarbij je proactief eventuele problemen signaleert.
Je bent een essentiële schakel tussen de faculteit en de centrale universitaire diensten (Personeelsdienst, Financiële Dienst, Aankoopdienst, Dienst Studiegelden & Mobiliteit, …) en zorgt mee voor een vlotte doorstroom van taken en informatie.
Je bent het aanspreekpunt voor interne medewerkers voor vragen over de verwerking van de financiële stromen. Je volgt hierbij de procedures en regelgeving van de KU Leuven en vraagt, indien nodig, informatie op bij andere diensten en collega’s.
Als HR-medewerker ben je verantwoordelijk voor de administratieve opvolging en verwerking van de personeelsdossiers (ATP, AAP en ABAP) binnen de faculteit. Hiertoe bouw je de nodige expertise op over de HR-procedures aan KU Leuven en over de mogelijkheden en de beperkingen van de verschillende personeelsstatuten.
Bijkomend neem je de rol van secretaris van de facultaire werkgroep Diversiteit op. Dit houdt onder andere in : mede opmaak van de agenda, verslaggeving en ondersteuning van evenementen die georganiseerd worden.
Je rapporteert aan de Administratief Directeur.
PROFIEL
Je beschikt bij voorkeur over een professioneel bachelordiploma, bij voorkeur in een financiële richting of je bent gelijkwaardig door ervaring.
Je werkt nauwkeurig met oog voor detail zonder aan efficiëntie in te boeten.
Je bent resultaatgericht en kan goed omgaan met deadlines.
Je weet discreet om te gaan met vertrouwelijke informatie.
Je kan je werk zelfstandig plannen en prioriteiten stellen en je denkt klant- en oplossingsgericht.
Je hebt een open en positieve ingesteldheid, bent dynamisch en hebt een flexibele ingesteldheid
Je kan vlot werken met MS Office toepassingen; een goede kennis van Excel en SAP is een pluspunt.
Je kan je zowel mondeling als schriftelijk vlot uitdrukken in het Nederlands en Engels.
AANBOD
Wij beogen een deeltijdse tewerkstelling (60% tot max. 80%) voor bepaalde duur (1 jaar), met reële kans op verlenging in een contract van onbepaalde duur.
Naast jouw basisloon kan je rekenen op een reeks extralegale voordelen: bijkomende vakantiedagen, groeps- en hospitalisatieverzekering, mogelijkheid tot telewerk, fietsvergoeding en volledige terugbetaling van alle woon-werkverkeerverplaatsingen met het openbaar vervoer. Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen starten in graad 4.
INTERESSE?
Meer informatie is te verkrijgen bij de heer Eric De Volder via eric.devolder@kuleuven.be.
Solliciteren voor deze vacature kan tot en met 11/11/2025 via onze online sollicitatietoepassing
KU Leuven wil een inclusieve, respectvolle en sociaal veilige gemeenschap zijn. Wij omarmen diversiteit tussen individuen en groepen als een meerwaarde. Open dialoog en verschillen in perspectief zijn noodzakelijk in een ambitieuze onderzoeks- en onderwijsomgeving. In ons streven naar gelijke kansen erkennen wij de gevolgen van historische ongelijkheden. Wij aanvaarden geen enkele vorm van discriminatie op basis van, onder meer, geslacht, genderidentiteit en -expressie, seksuele oriëntatie, leeftijd, etnische of nationale afkomst, huidskleur, levensbeschouwelijke overtuiging, neurodivergentie, arbeidshandicap, gezondheid, of socio-economische status. Bij vragen over toegankelijkheid of aangeboden ondersteuning helpen we je graag op dit e-mailadres.
Heb je een vraag over de online sollicitatieprocedure? Raadpleeg onze veelgestelde vragen of stuur een e-mail naar solliciteren@kuleuven.be