ORGANISATIE
De Faculteit Psychologie en Pedagogische Wetenschappen is één van de 15 faculteiten van KU Leuven. De faculteit biedt diverse bachelor-, schakel-, master- en postgraduaatopleidingen aan en heeft meer dan 4.000 studenten. De faculteit telt ongeveer 80 professoren, meer dan 500 onderzoekers en een 90-tal ondersteunende personeelsleden.
We zoeken een nieuwe collega voor ondersteuning en/of back-up van ons team van financiële, administratieve en HR-medewerkers. Je zal binnen de faculteit als vliegende antenne het team bijstaan waar nodig en/of inspringen wanneer een collega uitvalt bijv. wegens ziekte. Je rapporteert aan de coördinator financiën en administratie van de faculteit.
FUNCTIE
Je functie omvat drie luiken: financiële verrichtingen, administratieve en HR-ondersteuning. Hoewel eerder opgebouwde ervaring in die domeinen een grote meerwaarde is, zijn er voor ieder luik opleidingstrajecten voorzien binnen KU Leuven (e.g. accreditatie financiële antenne). Bij het uitoefenen van je functie kan je terugvallen op andere medewerkers van de faculteit.
Financiële verrichtingen:
Je staat in voor de verwerking van financiële verrichtingen en zorgt voor het aanmaken van onder andere verkoopfacturen. Je plaatst bestellingen en zorgt voor een correcte en tijdige afhandeling van leveranciersfacturen en beroepskosten en dit op een autonome en proactieve wijze.
Je bent het aanspreekpunt voor interne medewerkers i.v.m. vragen over de verwerking van de financiële stromen. Je volgt hierbij de procedures en regelgeving van KU Leuven en vraagt, indien nodig, informatie op bij andere diensten en collega’s.
Administratieve ondersteuning:
Je staat in voor de administratieve ondersteuning van de professoren in de onderzoeksgroepen (informatie opzoeken en opvolgen, maken van lokaalreservaties en boekingen van hotels, vluchten, treintickets etc., plannen van vergaderingen, up-to-date houden van de website,…) en zorgt voor het onthaal van bezoekers en buitenlandse medewerkers.
Je biedt ondersteuning bij de organisatie van examens (lay-out examens, examenkopieën voorzien en verdelen over lokalen en surveillanten, input en checken van punten, nabespreking en feedback ondersteunen,…).
Voor kleine tot middelgrote evenementen zoals studiedagen, lezingen, etc... sta je in voor de volledige logistieke ondersteuning (locatie, catering, inschrijvingen, ...).
Je bent verantwoordelijk voor het voorraadbeheer van kantoormateriaal en keuken, lokaaltoewijzingen, sleutelbeheer, opvolging technische defecten, post- en pakketbedeling, enz.
HR-ondersteuning:
Je staat in voor de administratieve HR ondersteuning van de onderzoeksgroepen en tevens ook van onze HR-beheerder (o.a. aanstellingsdossiers voorbereiden).
Je biedt ondersteuning bij de rekrutering en selectie van medewerkers (o.a. vacatures invoeren, kandidaten contacteren).
PROFIEL
Je hebt bij voorkeur een bachelordiploma of hebt door ervaring gelijkaardige competenties verworven.
Je hebt reeds enkele jaren ervaring in een soortgelijke functie of met een soortgelijk takenpakket of je bent bereid via opleidingen en zelfstudie een grondige kennis van de verscheidene financiële en administratieve KU Leuven processen en flows op te bouwen.
Je werkt proactief, je neemt verantwoordelijkheid en je hebt goede organisatorische vaardigheden.
Je communiceert vlot en professioneel. Je hebt een zeer goede kennis van het Nederlands en het Engels, en dit zowel mondeling als schriftelijk.
Je kan je vlot inwerken in een nieuwe omgeving en hebt een flexibele ingesteldheid.
Je kunt op een professionele wijze omgaan met een veelheid aan confidentiële gegevens.
AANBOD
Een veelzijdige en afwisselende job in een fijne werkomgeving met toffe collega’s. We beogen een contract bepaalde duur voor 1 jaar (vervanging) voor een voltijdse tewerkstelling (deeltijds 80% is mogelijk) met de mogelijkheid op verlenging. Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen starten in graad 4.
INTERESSE?
Meer informatie is te verkrijgen bij mevrouw Mieke Coenen, tel.: +32 16 32 30 98.
De selectiegesprekken gaan onder voorbehoud van wijzigingen door op woensdag 11 februari in de voormiddag.
Solliciteren voor deze vacature kan tot en met 26/01/2026 via onze online sollicitatietoepassing
KU Leuven wil een inclusieve, respectvolle en sociaal veilige gemeenschap zijn. Wij omarmen diversiteit tussen individuen en groepen als een meerwaarde. Open dialoog en verschillen in perspectief zijn noodzakelijk in een ambitieuze onderzoeks- en onderwijsomgeving. In ons streven naar gelijke kansen erkennen wij de gevolgen van historische ongelijkheden. Wij aanvaarden geen enkele vorm van discriminatie op basis van, onder meer, geslacht, genderidentiteit en -expressie, seksuele oriëntatie, leeftijd, etnische of nationale afkomst, huidskleur, levensbeschouwelijke overtuiging, neurodivergentie, arbeidshandicap, gezondheid, of socio-economische status. Bij vragen over toegankelijkheid of aangeboden ondersteuning helpen we je graag op dit e-mailadres.
Heb je een vraag over de online sollicitatieprocedure? Raadpleeg onze veelgestelde vragen of stuur een e-mail naar solliciteren@kuleuven.be