ORGANISATIE
De faculteit Ingenieurswetenschappen en Architectuur van de UGent heeft meer dan 5000 studenten en 650 lesgevers, verspreid over meer dan 25 opleidingen. De administratie en ondersteuning van de studentgerelateerde processen van deze complexe organisatie wordt in goede banen geleid door de facultaire studentenadministratie (FSA), een entiteit binnen het grotere geheel van de facultaire dienst onderwijsondersteuning (FDO).
De facultaire studentenadministratie staat in voor een grote waaier aan dienstverlening aan studenten en lesgevers van de faculteit. Eén van de belangrijke administratieve en organisatorische verantwoordelijkheden is daarbij het opstellen van de les- en examenroosters voor alle opleidingen van de faculteit.
Samen met je collega’s zal je instaan voor de les- en examenroosters van de opleidingen, maar kan je ook de verantwoordelijkheid krijgen voor een of meerdere specifieke opleidingen.
FUNCTIE
Jouw takenpakket bestaat uit de volgende elementen, alle in samenwerking met je collega-roosteraars:
Plannen van lessen en examens voor de verschillende opleidingen van de faculteit, in het softwarepakket TimeEdit.
Overleggen met lesgevers, studenten en opleidingen binnen de faculteit om de les- en examenroosters zo optimaal mogelijk vorm te geven rekening houdend met verschillende invalshoeken en desiderata.
Samenwerken met andere roosteraars binnen de UGent, om de les- en examenroosters zo optimaal mogelijk vorm te geven rekening houdend met de noden van zowel de eigen faculteit als andere faculteiten.
Fungeren als aanspreekpunt voor studenten, lesgevers en collega’s voor de les- en examenplanning.
Bieden van ondersteuning bij de algemene werking van de FSA, bijvoorbeeld:
Deel uitmaken van het permanentieteam van het studenten- en examensecretariaat.
Administratief opvolgen en registreren van curricula, in nauwe samenwerking met de collega’s van de FSA en de trajectbegeleiders
Administratief en organisatorisch ondersteunen van deliberaties en proclamaties.
Voor meer informatie in verband met de functie-inhoud kan je contact opnemen met Prof Hennie De Schepper via mail (hennie.deschepper@ugent.be) of telefoon (092643732). (Let op: stuur je sollicitatie niet via e-mail door maar solliciteer online.)
PROFIEL
Kennis en ervaring
Ervaring in een soortgelijke functie is een pluspunt, maar geen vereiste.
Je kan vlot werken met een roosterpakket (bvb TimeEdit) en met administratieve platformen (bvb Oasis, het Onderwijsadministratie- en studenteninformatiesysteem van de UGent), of je bent in staat om je hierin vlot in te werken.
Je kan vlot werken met MS Office, voornamelijk Word en Excel.
Je kan je vlot en correct uitdrukken in het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk.
Je hebt een voldoende taalvaardigheid in het Engels.
Vaardigheden en attitudes
Je hebt interesse in het hoger onderwijs.
Je werkt zelfstandig, maar je functioneert ook goed in een team.
Je kan je werk goed organiseren en plannen, in functie van de werkdruk en de prioriteiten.
Je hebt een open houding, bent vriendelijk, behulpzaam, zorgzaam en loyaal.
Je communiceert duidelijk en gericht.
Je werkt nauwkeurig en correct.
Je werkt je snel in in nieuwe materie en leert vlot werken met nieuwe software.
AANBOD
Departement: Faculteit Ingenieurswetenschappen en Architectuur; EA58 - Facultaire dienst Onderwijsondersteuning Ingenieurswetenschappen en Architectuur
Tewerkstellingspercentage: 50% - tijdelijke functie
Solliciteren kan tot en met 10-02-2026 (DD/MM/YYYY)
Je wordt tewerkgesteld met een contract van bepaalde duur voor een periode van 2 jaar in functieklasse B. Lees op onze website meer over onze verloning.
De UGent zet sterk in op de loopbaanontwikkeling van haar medewerkers. Zo krijg je opportuniteiten om andere functies te ontdekken en nieuwe ervaringen op te doen binnen de UGent (zowel tijdelijk als permanent).
Daarnaast krijg je:
36 vakantiedagen (bij fulltime tewerkstelling van 38u/week)
mogelijkheid tot thuiswerk en glijdende werkuren indien jouw job dit toelaat
gunstige pensioenvoorwaarden
een hospitalisatieverzekering
terugbetaling van je abonnement openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding voor woon-werkverkeer
ecocheques
een uitgebreid vormings- en opleidingsaanbod en ruime interne loopbaanmogelijkheden
een mooie werk-privé balans
ons voordelenplatform ‘benefits at work’ en een heel aantal andere voordelen zoals een uitgebreid sportaanbod tegen voordelige prijzen, voordeeltarief in de studentenrestaurants, gratis griepvaccinatie, …
INTERESSE?
Om te kunnen solliciteren voor deze vacature dien je in het bezit te zijn van een diploma van bachelor.
Bezorg ons ten laatste op 10-02-2026 om 23.59 uur de volgende documenten:
Je cv
Je motivatiebrief
Een kopie van je diploma
Indien je je diploma buiten de Europese Unie behaald hebt (met uitzondering van diploma's behaald in het Verenigd Koninkrijk vóór 31 januari 2020): een gelijkwaardigheidsattest van NARIC (www.naric.be)
Let op: je sollicitatie is enkel geldig indien je op het moment van solliciteren over het gevraagde diploma beschikt, én je ons voor de uiterste inschrijvingsdatum alle hierboven vermelde documenten bezorgt.
We vinden het belangrijk dat elke persoon in de beste omstandigheden kan deelnemen aan de selectieprocedure. Heb je een beperking? Geef ons vooraf een seintje via selecties@ugent.be zodat we redelijke aanpassingen kunnen voorzien.
Meer vragen over online solliciteren of de selectieprocedure? Bekijk onze FAQ.