ORGANISATIE

Departement: Decanaat Letteren & Wijsbegeerte
Regime Deeltijds

Bepaal mee de toekomst - Universiteit Antwerpen

De Universiteit Antwerpen is een dynamische, toekomstgerichte universiteit. We bieden vernieuwend academisch onderwijs aan meer dan 20000 studenten, verrichten baanbrekend wetenschappelijk onderzoek en spelen een belangrijke dienstverlenende rol in de maatschappij. Met meer dan 6000 medewerkers uit 100 verschillende landen bouwen we dagelijks aan de wereld van morgen. Samen verleggen we grenzen en geven we de richting aan. De richting van de toekomst. En die kan jij mee bepalen. 

De Faculteit Letteren en Wijsbegeerte van de Universiteit Antwerpen zoekt een deeltijdse (50 %) dossierbeheerder doctoraatsadministratie

FUNCTIE

Binnen deze functie organiseer je activiteiten binnen het domein doctoraatsadministratie van de Faculteit Letteren en Wijsbegeerte waarbij je instaat voor de voorbereiding, opvolging en uitvoering van volgende administratieve, logistieke en digitale taken:

• Je bent samen met een collega verantwoordelijk voor de opvolging van de facultaire doctoraatsadministratie.

• Je verstrekt correct informatie op mondelinge, schriftelijke of elektronische wijze aan studenten, docenten en derden: verlenen van tijdig en correct advies in verband met procedurele, administratieve en praktische aspecten van een doctoraatstraject.

• Je voert gegevens over doctoraten in de onderwijsdatabank in.

• Je houdt je vakkennis op peil i.v.m. procedures en reglementering rond doctoraten en doctoraatsadministratie, onder meer door concertatie met de Antwerp Doctoral School en deelname aan vergaderingen.

• Je staat in voor de organisatie van de doctoraatsverdedigingen, zowel de online verdedigingen, als de fysieke en hybride verdedigingen.

• Je draagt samen met de collega’s bij tot de algemene werking van het Faculteitssecretariaat waarbij je administratieve en logistieke opdrachten uitvoert: onthaal bezoekers, maken van afspraken en reservaties, uitvoeren van scan-, print- en kopieeropdrachten, uitvoeren van verzendingswerk, begeleiden van digitale vergaderingen en, desgevallend, ondersteuning bij de organisatie van facultaire evenementen.

• Je rapporteert aan je diensthoofd, de domeincoördinator transversaal beleid, diensthoofd van het Faculteitssecretariaat.

Bij het realiseren van de doelstellingen hou je rekening met de voorziene instructies en de regelgeving, met het oog op de realisatie van de doelstellingen.

PROFIEL

• Je bezit een diploma van professionele of academische bachelor of hoger onderwijs van het korte type of van het lange type of gelijkwaardige competenties door ervaring.

• Ervaring op het vlak van doctoraatsadministratie of onderzoeksadministratie in een context van het hoger onderwijs is een pluspunt.

• Je kan vlot overweg met IT (Microsoft365, Sharepoint, MS Teams, One Note, enz.) en je schrikt er niet voor terug om met nieuwe softwarepakketten aan de slag te gaan.

• Een goede kennis van Excel is een pluspunt (bijv. sjablonen, macro’s en draaitabellen).

• Je bent vertrouwd met het ondersteunen van technologische toepassingen, zoals hybride vergaderingen, en je kan je vlot aanpassen aan uiteenlopende digitale omgevingen.

• Je beschikt over een goede mondelinge en schriftelijke kennis van het Nederlands en Engels.

• Je gaat klantvriendelijk, integer, creatief, kwaliteitsgericht en samenwerkingsgericht te werk.

• Je kan goed plannen en organiseren, ook in teamverband, en je wilt je profileren als een “multitasker”.

• Je bent in staat zelfstandig administratieve opdrachten uit te voeren, rekening houdend met vooraf gemaakte afspraken en/of instructies van jouw leidinggevende.

• Je bent bereid je flexibel op te stellen zowel wat de functie-inhoud als het werkschema betreft.

AANBOD

• We bieden je een arbeidsovereenkomst van bepaalde duur van 1 december 2025 tot en met 31 maart 2026, verlengbaar mits positieve evaluatie van 1 april 2026 tot en met 30 november 2026 en met de mogelijkheid tot aanstelling voor onbepaalde duur na positieve evaluatie met ingang van 1 november 2026;

• In de periode van 1 januari 2026 tot en met 31 maart 2026 zal het aanstellingspercentage tijdelijk uitgebreid worden van 50% naar 60%.

• Je ontvangt een bruto maandwedde binnen de gradenvork 4.1-6.1 van de loonschalen van het Administratief en Technisch Personeel. Je aanvangsgraad (doorgaans graad 4) hangt af van je relevante professionele ervaring. Bij een deeltijdse aanstelling wordt je salaris pro rata berekend op basis van het tewerkstellingspercentage. 

• Je krijgt maaltijdcheques, ecocheques, internet-connectiviteitsvergoeding, een groepsverzekering, een verzekering gewaarborgd inkomen, en een fietsvergoeding of volledige terugbetaling van je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer.

• Je kan volgens een flexibele arbeidstijdregeling werken.

• Je hebt 40 vakantiedagen en een week collectieve sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar.

• Je werkt grotendeels op de Stadscampus, in een dynamische en stimulerende werkomgeving.

• Lees hier meer over werken bij de Universiteit Antwerpen en ontdek alle andere voordelen.

INTERESSE?

Je kan tot en met 22 september 2025 voor deze vacature solliciteren via het online sollicitatieplatform van de Universiteit Antwerpen. Klik op de knop ‘solliciteren’ en vervolledig het online sollicitatieformulier. Voeg zeker de volgende bijlages toe:

• een motivatiebrief

• een curriculum vitae.

• De selectiecommissie bekijkt zo snel mogelijk na de sollicitatiedeadline alle sollicitaties. Zodra er een beslissing genomen is, brengen we je op de hoogte. Als je na de preselectie nog steeds in aanmerking komt, word je geïnformeerd over de eventuele volgende stap(pen) in de selectieprocedure. De selectie-interviews vinden plaats op 8 oktober 2025 in de namiddag op de Stadscampus.

• Bij vragen over het online sollicitatieformulier kan je de Frequently Asked Questions raadplegen of mailen naar jobs@uantwerpen.be. Bij inhoudelijke vragen over de functie kan je contact opnemen met Véronique Van Tongerloo, domeincoördinator transversaal beleid (veronique.vantongerloo@uantwerpen.be).

De Universiteit Antwerpen is een duurzame, gezinsvriendelijke organisatie die maximaal in de groei van medewerkers investeert. We stimuleren diversiteit en hechten veel belang aan een inclusieve werkomgeving met gelijke kansen - ongeacht gender, functiebeperking, afkomst, levensbeschouwing, seksuele oriëntatie of leeftijd. Wij moedigen mensen met een diverse achtergrond en diverse eigenschappen aan om te solliciteren.