ORGANISATIE
Onze universiteit telt 11 faculteiten en 3 universiteitsdiensten. Ze is gevestigd in en rondom Gent, de Vlaamse studentenstad bij uitstek. Wist je dat we ook campussen hebben in Kortrijk, Brugge, Oostende en Zuid-Korea?
Lees verder →
FUNCTIE
Binnen het facultaire kenniscentrum ligt de focus van jouw verantwoordelijkheid niet enkel in autonome uitvoering en ondersteuning, maar ook in beleidsvormend werk en proactieve initiatieven. Zo zal je middels surveys in werkveld en onder cursisten over trends en ontwikkelingen rapporteren alsook aanbevelingen doen voor beleid binnen de stuurgroep. Zo zet je mee de lijnen uit voor visie en strategische keuzes.
Ook zal je autonoom de complexe administratie en organisatie -voortgang, deadlines en resultaten- van levenslang leren bewaken, opvolgen, monitoren en evalueren.
Als lid van de stuurgroep bereid je de maandelijkse vergadering voor en sta je in voor rapportering
Tegelijk weet je zelfstandig de 3 pijlers van het kenniscentrum in programmatie en communicatie te integreren, nl. informatiedienstverlening, wetenschapscommunicatie én levenslang leren.
Ondersteuning rond levenslang leren, een deel van het takenpakket, situeert zich als volgt:
Je staat in voor organisatie, communicatie, logistiek en administratie van een programma van korte en langlopende opleidingen aan de faculteit PP, en bij de co-creatie en planning van events of projecten van wetenschapscommunicatie en maatschappelijke outreach
Je verzekert een kwalitatieve en professionele aanpak van administratie en coördinatie van het aanbod levenslang leren
Je verzorgt de dagelijkse operationele, financiële en logistieke administratie en opvolging: facturen en onkostennota’s verwerken, loonadminsitratie van lesgevers in bepaalde opleidingen, bestellingen plaatsen in SAP, openstaande crediteuren opvolgen
Je bent een aanspreekpunt voor deelnemers en lesgevers. Je voert helpdesktaken uit zoals telefonisch/via e-mail klanten bijstaan bij vragen, beantwoorden van vragen betreft registratie, betalingen (o.a. met KMO-Portefeuille), het opmaken van facturen en creditnota’s, etc.
Je pakt ook de logistieke en operationele organisatie aan ter voorbereiding en ter afhandeling van onze vormingsactiviteiten: opleidingslokalen reserveren en checken, accreditatie en KMO aanvragen, elektronisch leerplatform beheren, accommodatie lesgevers vastleggen, drukwerk opvragen bewerken en bestellen, catering bestellen indien gevraagd, deelnemerscertificaten opstellen, draaiboeken opmaken, …
Je werkt aan een klantgericht en professioneel onthaal tijdens opleidingen: je bent host voor lesgevers en deelnemers met ondersteuning tijdens de opstart/afsluiting van de navorming, waarbij je onder meer instaat voor het klaarzetten van de lesruimtes, opstellen van de juiste up-to-date signalisatie, ontvangen en opstellen van de catering, en indien gevraagd de registratie van aanwezigheden
Bij dit alles zorg je ervoor dat de uitrol van deze initiatieven levenslang leren volgens het facultaire en universitaire kader gebeurt. Bij de functie heb je oog voor vereenvoudiging en digitalisering van de administratieve processen.
Occasionele taken:
Taakoverschrijdend samenwerken met andere collega’s in onderwijs en onderzoek
De functie-invulling is dynamisch zodat een accuraat antwoord kan geboden worden op nieuwe ontwikkelingen en (ad hoc) noden binnen het domein van levenslang leren aan onze faculteit
Voor meer informatie in verband met de functie-inhoud kan je contact opnemen met Bart Vancoppenolle via Bart.vancoppenolle@ugent.be of 0477 487 038. (Let op: stuur je sollicitatie niet via e-mail door maar solliciteer online.)
PROFIEL
Kennis en ervaring
Je beschikt over een masterdiploma (of gelijkwaardig)
Je hebt enige ervaring met organisatie en communicatie van opleidingen.
Je bent sterk in organisatie en werkt graag zelfstandig en projectmatig.
Je denkt en werkt klantgericht (cursisten en lesgevers, onderzoekers, experten, auteurs…)
Je communiceert helder, streeft naar optimale samenwerking en kan de brug vormen tussen verschillende betrokken partijen (professoren, gastsprekers en cursisten).
Je weet de weg te vinden in diverse digitale tools, organisatie- en communicatiekanalen zowel binnen de universiteit als op sociale media.
Vaardigheden en attitudes
Je communiceert vlot, verzorgd en professioneel in Nederlands en Engels
Je bent vlot in Nederlandstalig en Engelstalig redactiewerk om teksten voor opleidingen en events wervend te maken op ons platform en onze social media
Je bent enthousiast, flexibel, punctueel, gedreven en proactief
Je maakt je vertrouwd met de UGent procedures voor studentenadministratie en lokalenboekingen OASIS en Time Edit
Je kijkt niet op tegen soms complexe administratieve vragen van cursisten, het grondig uitzoeken van wat handleidingen en documentatie om zo kwalitatieve, onderbouwde en correcte antwoorden te leveren
AANBOD
Je wordt tewerkgesteld met een contract van bepaalde duur van 6 maanden in functieklasse A. Lees op onze website meer over onze verloning.
De UGent zet sterk in op de loopbaanontwikkeling van haar medewerkers. Zo krijg je opportuniteiten om andere functies te ontdekken en nieuwe ervaringen op te doen binnen de UGent (zowel tijdelijk als permanent).
Daarnaast krijg je:
36 vakantiedagen (bij fulltime tewerkstelling van 38u/week)
mogelijkheid tot thuiswerk en glijdende werkuren indien jouw job dit toelaat
gunstige pensioenvoorwaarden
een hospitalisatieverzekering
terugbetaling van je abonnement openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding voor woon-werkverkeer
ecocheques
een uitgebreid vormings- en opleidingsaanbod en ruime interne loopbaanmogelijkheden
een mooie werk-privé balans
ons voordelenplatform ‘benefits at work’ en een heel aantal andere voordelen zoals een uitgebreid sportaanbod tegen voordelige prijzen, voordeeltarief in de studentenrestaurants, gratis griepvaccinatie, …
Departement: Faculteit Psychologie en Pedagogische Wetenschappen; PP55 - Bibliotheek faculteit Psychologie en Pedagogische Wetenschappen
Tewerkstellingspercentage: 60% - tijdelijke functie
Solliciteren kan tot en met 16-10-2025 (DD/MM/YYYY)
INTERESSE?
Om te kunnen solliciteren voor deze vacature dien je in het bezit te zijn van een diploma van master.
Bezorg ons ten laatste op 16-10-2025 om 23.59 uur de volgende documenten:
Je cv
Je motivatiebrief
Een kopie van je diploma
Indien je je diploma buiten de Europese Unie behaald hebt (met uitzondering van diploma's behaald in het Verenigd Koninkrijk vóór 31 januari 2020): een gelijkwaardigheidsattest van NARIC (www.naric.be)
Let op: je sollicitatie is enkel geldig indien je op het moment van solliciteren over het gevraagde diploma beschikt, én je ons voor de uiterste inschrijvingsdatum alle hierboven vermelde documenten bezorgt.
We vinden het belangrijk dat elke persoon in de beste omstandigheden kan deelnemen aan de selectieprocedure. Heb je een beperking? Geef ons vooraf een seintje via selecties@ugent.be zodat we redelijke aanpassingen kunnen voorzien.
Meer vragen over online solliciteren of de selectieprocedure? Bekijk onze FAQ.