ORGANISATIE

Departement: Decanaat Wetenschappen
Regime Deeltijds

Bepaal mee de toekomst - Universiteit Antwerpen

De Universiteit Antwerpen is een dynamische, toekomstgerichte universiteit. We bieden vernieuwend academisch onderwijs aan meer dan 20000 studenten, verrichten baanbrekend wetenschappelijk onderzoek en spelen een belangrijke dienstverlenende rol in de maatschappij. Met meer dan 6000 medewerkers uit 100 verschillende landen bouwen we dagelijks aan de wereld van morgen. Samen verleggen we grenzen en geven we de richting aan. De richting van de toekomst. En die kan jij mee bepalen.

De Faculteit Wetenschappen van de Universiteit Antwerpen zoekt een administratieve duizendpoot (80 %) ter ondersteuning van het decanaatsteam.

FUNCTIE

De functie omvat onder andere volgende opdrachten:

• Je organiseert activiteiten behorende tot de interne werking van de faculteit waarbij je instaat voor de voorbereiding, opvolging en uitvoering van administratieve en logistieke taken: bijvoorbeeld plannen en organiseren van vergaderingen, administratieve ondersteuning van evenementen, …

• Je zorgt voor een warm onthaal en bent het permanent aanspreekpunt voor interne en externe klanten (bezoekers, medewerkers UAntwerpen, centrale diensten), hierbij garandeer je een klantgerichte opvang en vlotte doorstroming van informatie.

• Je voert logistieke opdrachten uit ter ondersteuning van het faculteitsbestuur en andere medewerkers van het decanaat: bijvoorbeeld beheren van de voorraad, beheren van de agenda’s, klaarzetten van vergaderingen, uitlenen toga’s, ...

• Je verwerkt administratief de beslissingen van het faculteitsbestuur of faculteitsraad, bijvoorbeeld beheer van lidmaatschappen en mailgroepen, registratie van derden, …

• Je staat in nauw contact met de aankoopdienst en zorgt voor de correcte afhandeling van bestellingen en onkostennota’s.

Bij het realiseren van de doelstellingen hou je rekening met de voorziene instructies en de regelgeving.

PROFIEL

• Je bezit een diploma van professionele bachelor of gelijkwaardige competenties door ervaring.

• Je werkt administratief nauwkeurig en met oog voor detail volgens bestaande procedures en afspraken.

• Je hebt een pro-actieve mindset en draagt je steentje bij aan de voortdurende verbetering van de werking van het decanaat.

• Je kan goed plannen en organiseren en je haalt daar veel voldoening uit.

• Je bent integer en gaat discreet om met vertrouwelijke informatie.

• Je bent op je best als deel van een team en je communiceert helder en verbindend met je collega’s en leidinggevenden.

• Je kan goed multitasken en houdt het hoofd koel in drukke situaties.

• Je hebt ervaring met Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).

• Je beschikt over een goede mondelinge en schriftelijke kennis van het Nederlands en Engels.

• Je gaat klantvriendelijk, creatief, kwaliteitsgericht en samenwerkingsgericht te werk.

AANBOD

• We bieden je een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur (met mogelijkheid tot vaste benoeming na positieve evaluatie).

• Je start op 1 december 2025/1 januari 2026 of zo snel mogelijk nadien.

• Je ontvangt een bruto maandwedde binnen de gradenvork 4.1-6.1 van de loonschalen van het Administratief en Technisch Personeel als secretaris. Je aanvangsgraad (doorgaans graad 4) hangt af van je relevante professionele ervaring. Bij een deeltijdse aanstelling wordt je salaris pro rata berekend op basis van het tewerkstellingspercentage. 

• Je krijgt maaltijdcheques, ecocheques, internet-connectiviteitsvergoeding, een groepsverzekering, een verzekering gewaarborgd inkomen, en een fietsvergoeding of volledige terugbetaling van je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer.

• Je hebt een gevarieerd takenpakket met mogelijkheden tot vorming.

• Je maakt deel uit van het administratieve team, dat je volledig wegwijs zal maken in het decanaat.

• Je kan volgens een flexibele arbeidstijdregeling werken, maar bij voorkeur verzorg je minstens op maandag, dinsdag en donderdag gedurende een halve dag het onthaal (fysiek in het gebouw van de faculteit). Je bent het eerste aanspreekpunt voor bezoekers en helpt je collega’s als zij logistieke ondersteuning nodig hebben.

• Je hebt 40 vakantiedagen en een week collectieve sluiting tussen Kerstmis en Nieuwjaar.

• Je werkt op Campus Groenenborger, in een dynamische en stimulerende werkomgeving.

• Lees hier meer over werken bij de Universiteit Antwerpen en ontdek alle andere voordelen.

INTERESSE?

Als je na het lezen van deze vacature nog even enthousiast bent, dan ben jij de perfecte aanvulling van ons team!

• Je kan tot en met 22 september 2025 voor deze vacature solliciteren via het online sollicitatieplatform van de Universiteit Antwerpen. Klik op de knop ‘solliciteren’ en vervolledig het online sollicitatieformulier. Voeg zeker een motivatiebrief toe. 

• De selectiecommissie bekijkt zo snel mogelijk na de sollicitatiedeadline alle sollicitaties. Zodra er een beslissing genomen is, brengen we je op de hoogte. Als je na de preselectie nog steeds in aanmerking komt, neem je deel aan een online proef en een gesprek (Hou alvast volgende datum vrij in je agenda: 8 oktober).

• Bij vragen over het online sollicitatieformulier kan je de Frequently Asked Questions raadplegen of mailen naar jobs@uantwerpen.be. Bij inhoudelijke vragen over de functie kan je contact opnemen met Katleen Huyghe, faculteitscoördinator (katleen.huyghe@uantwerpen.be).

De Universiteit Antwerpen is een duurzame, gezinsvriendelijke organisatie die maximaal in de groei van medewerkers investeert. We stimuleren diversiteit en hechten veel belang aan een inclusieve werkomgeving met gelijke kansen - ongeacht gender, functiebeperking, afkomst, levensbeschouwing, seksuele oriëntatie of leeftijd. Wij moedigen mensen met een diverse achtergrond en diverse eigenschappen aan om te solliciteren.