ORGANISATIE

Hogeschool VIVES beter leren kennen?

Kom de sfeer opsnuiven tijdens een infodag. Loop langs op de VIVES-stand tijdens de SID-in-beurzen. Of volg een les mee tijdens de VIVES Experience Days.

Ontdek onze infomomenten

FUNCTIE

Binnen de dienst Onderzoek en Valorisatie zijn we op zoek naar een administratief medewerker die onze werking rond wetenschapscommunicatie en STEM-projecten ondersteunt.

De focus van deze functie ligt op administratieve opvolging, organisatie en communicatie, zodat projecten vlot en correct kunnen verlopen.

De wetenschapscommunicatie van VIVES omvat verschillende projecten die wetenschap, technologie en STEM toegankelijk maken voor kinderen, jongeren en volwassenen, zoals de Techniekacademie, STEM Olympiade en diverse wetenschapscommunicatie-initiatieven.

Meer info over de verschillende projecten: www.techniekacademie.be, www.vives.be/wetenschapscommunicatie, www.STEMolympiade.be, www.techniekacademie.be,

• Je fungeert als administratief aanspreekpunt voor de werking:

  • opnemen en beantwoorden van telefonische communicatie

  • verwerken en opvolgen van e-mails

• Je staat in voor administratieve verwerking:

  • beheren van inschrijvingen via diverse kanalen en online systemen

  • opvolgen en verwerken van gegevens (Excel, lijsten, databanken)

  • administratieve ondersteuning van activiteiten en projecten

• Je ondersteunt collega’s bij:

  • praktische en logistieke organisatie van STEM- en wetenschapscommunicatie-activiteiten

  • administratieve opvolgingen allerhande

• Je verzorgt de administratieve communicatie rond activiteiten (bevestigingen, praktische info, opvolgmails).

• Je denkt proactief mee en neemt initiatief om administratieve processen efficiënter te laten verlopen.

• Je helpt bij de opmaak, verwerking en opvolging van enquêtes en evaluaties.

• Je draagt wetenschapscommunicatie en STEM uit als vrije tijds initiatief;

• Je promoot de activiteiten via diverse (sociale) media;

• Je biedt ondersteuning bij de organisatie van activiteiten en wetenschapscommunicatie & STEM-evenementen , zowel administratief, logistiek als promotioneel.

PROFIEL

Je beschikt over een diploma secundair onderwijs of graduaatsdiploma;

• Je hebt een sterke administratieve ingesteldheid en werkt graag ondersteunend;

• Je schrikt niet terug van repetitieve administratieve taken en werkt nauwkeurig;

• Je hebt een goede kennis van Microsoft Office, in het bijzonder Excel;

• Je voldoet aan de taalvereisten hoger onderwijs of bent bereid om dit te verwerven. Indien je over een buitenlands diploma beschikt, met uitzondering van Nederland, dient een gelijkwaardigheidsattest van NARIC (www.naric.be) toegevoegd te worden.

Functiespecifieke competenties

• Je werkt mediawijs en kan vlot digitale middelen inzetten om samen te werken.

• Een systematische manier van werken blijkt uit jouw planning en organisatie. Je werkt projectmatig en denkt hierbij analytisch en logisch.

• Jouw contactvaardigheid blijkt uit jouw inlevingsvermogen, de kunst om samen te werken en open te communiceren.

• Je bezit vakdeskundigheid en bent bereid deze ook verder te optimaliseren.

• Je actualiseert door vooruit te kijken en in te spelen in op ontwikkelingen in de maatschappij.

• Je werkt nauwgezet en hebt oog voor detail.

• Je werkt vernieuwend/innovatief.

• Je werkt zelfstandig en neemt verantwoordelijkheid.

• Je gaat constructief kritisch te werk.

AANBOD

Contracttype

Administratie & secretariaat

Salarisschaal

Salarisschaal equivalent met barema 577 (C11) voor een secundair- of graduaatsdiploma van het Departement Onderwijs. Je wordt tewerkgesteld als contractueel bediende (via het sociaal secretariaat). 

Je krijgt een laptop bij een opdracht vanaf 35%.

Plaats van tewerkstelling

Flexibiliteit om op alle campussen te werken, met uitvalsbasis campus Kortrijk

Volume opdracht

80%,

Afwijking op percentage is bespreekbaar

Periode van aanstelling

Het betreft een deeltijdse opdracht van 80% vanaf januari 2026 tot en met 31 augustus 2026. Verlenging is mogelijk mits positieve evaluatie. 

Je kan kandideren tot en met 20 januari 2026.  

INTERESSE?

Je kan kandideren tot en met 20 januari 2026.  

Inhoudelijk:

de heer Merlijn Morisse, coördinator wetenschapscommunicatie,

via mail merlijn.morisse@vives.be of gsm +32 494 18 07 43

Administratief:

mevrouw Stefanie Braekeveldt, medewerker HR administratie,

via mail stefanie.braekeveldt@vives.be