ORGANISATIE

De vakgroep Structuur en Herstel van de Mens is op zoek naar een gemotiveerde administratief medewerker ter ondersteuning van onze onderwijs-, onderzoeks- en dienstverleningstaken. Als administratief medewerker ben je verantwoordelijk voor een breed en afwisselend takenpakket ter ondersteuning van de werking van de vakgroep. Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor interne en externe partners en zorgt voor een vlotte administratieve organisatie.

FUNCTIE

De volgende kerntaken: 

Algemeen secretariaatswerk

• Verslaggeving van vergaderingen

• Opvolging van dossiers en contractbeheer

• Algemene administratieve ondersteuning binnen de onderzoeksgroep

Financiële administratie

• Verwerken van facturen

• Plaatsen van bestellingen

• Opvolgen en verwerken van onkostennota’s

• Budgetopvolging en rapportering

Personeelsadministratie

• Opmaken van contracten voor nieuwe medewerkers en vrijwilligers

• Opvolging van einddata en tijdige verlenging of beëindiging van contracten

Onderwijsadministratie

• Opvolgen van stageplanning

• Organiseren van examens

• Up-to-date houden van opleidingsonderdelen in UFORA

Organisatie van congressen en evenementen

Voor meer informatie in verband met de functie-inhoud kan je contact opnemen met Kirsty de Fluiter via kirsty.defluiter@ugent.be of 09/332 48 59. (Let op: stuur je sollicitatie niet via e-mail door maar solliciteer online.)

PROFIEL

Kennis en ervaring

• Vlotte beheersing van de courante Office toepassingen (Word, Excel, PowerPoint) 

• Kennis van SAP is een meerwaarde 

• Ervaring met SharePoint 

• Basiskennis van UFORA, OASIS, Curios en ANS is een pluspunt 

• Kennis van de UZ Gent- en UGent omgeving is een bijkomend voordeel

Vaardigheden en attitudes

• Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en planmatig 

• Je bent flexibel in het opnemen van uiteenlopende taken 

• Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden en hebt een klantgerichte houding 

• Je neemt graag initiatief en kan zelfstandig werken 

• Je denkt oplossingsgericht en gaat uitdagingen proactief aan

AANBOD

Je wordt tewerkgesteld met een vervangingsovereenkomst in functieklasse B van 2.02.2026 tot en met 1.02.2027. Lees op onze website meer over onze verloning.

De UGent zet sterk in op de loopbaanontwikkeling van haar medewerkers. Zo krijg je opportuniteiten om andere functies te ontdekken en nieuwe ervaringen op te doen binnen de UGent (zowel tijdelijk als permanent).

Daarnaast krijg je:

• 36 vakantiedagen (bij fulltime tewerkstelling van 38u/week)

• mogelijkheid tot thuiswerk en glijdende werkuren indien jouw job dit toelaat

• gunstige pensioenvoorwaarden

• een hospitalisatieverzekering

• terugbetaling van je abonnement openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding voor woon-werkverkeer

• ecocheques

• een uitgebreid vormings- en opleidingsaanbod en ruime interne loopbaanmogelijkheden

• een mooie werk-privé balans

• ons voordelenplatform ‘benefits at work’ en een heel aantal andere voordelen zoals een uitgebreid sportaanbod tegen voordelige prijzen, voordeeltarief in de studentenrestaurants, gratis griepvaccinatie, …

• Departement: Faculteit Geneeskunde en Gezondheidswetenschappen; GE38 - Vakgroep Structuur en Herstel van de Mens 

• Tewerkstellingspercentage: 50% - tijdelijke functie

• Solliciteren kan tot en met 09-02-2026 (DD/MM/YYYY)

INTERESSE?

Om te kunnen solliciteren voor deze vacature dien je in het bezit te zijn van een diploma van bachelor.

Bezorg ons ten laatste op 09-02-2026 om 23.59 uur  de volgende documenten:

• Je cv

• Je motivatiebrief

• Een kopie van je diploma

• Indien je je diploma buiten de Europese Unie behaald hebt (met uitzondering van diploma's behaald in het Verenigd Koninkrijk vóór 31 januari 2020): een gelijkwaardigheidsattest van NARIC (www.naric.be)

 Let op: je sollicitatie is enkel geldig indien je op het moment van solliciteren over het gevraagde diploma beschikt, én je ons voor de uiterste inschrijvingsdatum alle hierboven vermelde documenten bezorgt. 

We vinden het belangrijk dat elke persoon in de beste omstandigheden kan deelnemen aan de selectieprocedure. Heb je een beperking? Geef ons vooraf een seintje via selecties@ugent.be zodat we redelijke aanpassingen kunnen voorzien. 

Meer vragen over online solliciteren of de selectieprocedure? Bekijk onze FAQ.