ORGANISATIE

Onze universiteit telt 11 faculteiten en 3 universiteitsdiensten. Ze is gevestigd in en rondom Gent, de Vlaamse studentenstad bij uitstek. Wist je dat we ook campussen hebben in Kortrijk, Brugge, Oostende en Zuid-Korea?
Lees verder →

FUNCTIE

• Je maakt deel uit van het secretariaat van de vakgroep, dat verspreid zit over verschillende locaties binnen de faculteit en in totaal 9 medewerkers telt. Als secretariaatsmedewerker verzorg je, samen met een collega, mee het onthaal van een kleiner (deel)secretariaat van de vakgroep

• Je bent een dagelijks aanspreekpunt voor professoren en andere medewerkers

• Je staat mee in voor de financiële werking van de vakgroep: o.a. boekhoudkundige verwerkingen in SAP en budgetopvolging

• Je biedt administratieve ondersteuning bij de organisatie van studiedagen en andere wetenschappelijke activiteiten binnen de vakgroep

• Je staat mee in voor aankoop en voorraadbeheer van kantoormateriaal en ICT-ondersteuning voor kantoortoepassingen

• Je wordt mee ingeschakeld voor onderwijsgerelateerde administratie: kopiëren van examens, organisatie examentoezicht, punteninbreng, communicatie met de studenten, organisatie van de verdeling van studiemateriaal, …

• Sporadisch sta je in voor opmaak en correctie van cursusmateriaal en wetenschappelijke publicaties

• Je neemt actief deel aan het teamoverleg en denkt mee na over de optimalisering van werkprocessen 

Voor meer informatie in verband met de functie-inhoud kan je contact opnemen met Barbara Toch via barbara.toch@ugent.be. (Let op: stuur je sollicitatie niet via e-mail door maar solliciteer online.)

PROFIEL

Kennis en ervaring

• Je hebt ervaring met een administratieve functie

• Je beheerst het Nederlands uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk. Kennis van het Engels en het Frans strekt tot aanbeveling

• Je werkt vlot met de courante MS Office toepassingen (Word, Excel en PowerPoint)

• Je hebt kennis van het boekhoudkundig softwarepakket SAP (aankopen en verkopen en bij voorkeur ook rapportering)

• Kennis van de UGent platformen is een sterke plus (SharePoint, Ufora, Oasis, TimeEdit, Curios/Ans …)

• Ervaring met de organisatie van congressen en symposia is een pluspunt

Vaardigheden en attitudes

• Je beschikt over goede administratieve en communicatieve vaardigheden 

• Je beschikt over goede organisatorische vaardigheden

• Je beschikt over goede sociale vaardigheden

• Je denkt proactief en kan zelfstandig werken

• Je bent stressbestendig

• Je bent klant- en teamgericht

AANBOD

Je wordt tewerkgesteld met een vervangingsovereenkomst t.e.m. 31/12/2026 (met kans op verlenging) in functieklasse B. Lees op onze website meer over onze verloning.

De UGent zet sterk in op de loopbaanontwikkeling van haar medewerkers. Zo krijg je opportuniteiten om andere functies te ontdekken en nieuwe ervaringen op te doen binnen de UGent (zowel tijdelijk als permanent).

Daarnaast krijg je:

• 36 vakantiedagen (bij fulltime tewerkstelling van 38u/week)

• mogelijkheid tot thuiswerk en glijdende werkuren indien jouw job dit toelaat

• gunstige pensioenvoorwaarden

• een hospitalisatieverzekering

• terugbetaling van je abonnement openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding voor woon-werkverkeer

• ecocheques

• een uitgebreid vormings- en opleidingsaanbod en ruime interne loopbaanmogelijkheden

• een mooie werk-privé balans

• ons voordelenplatform ‘benefits at work’ en een heel aantal andere voordelen zoals een uitgebreid sportaanbod tegen voordelige prijzen, voordeeltarief in de studentenrestaurants, gratis griepvaccinatie, …

• Departement: Faculteit Recht en Criminologie; RE21 - Metajuridica, Privaat- en Ondernemingsrecht 

• Tewerkstellingspercentage: 50% - tijdelijke functie

• Solliciteren kan tot en met 17-10-2025 (DD/MM/YYYY)

INTERESSE?

Om te kunnen solliciteren voor deze vacature dien je in het bezit te zijn van een diploma van bachelor.

Bezorg ons ten laatste op 17-10-2025 om 23.59 uur  de volgende documenten:

• Je cv

• Je motivatiebrief

• Een kopie van je diploma

• Indien je je diploma buiten de Europese Unie behaald hebt (met uitzondering van diploma's behaald in het Verenigd Koninkrijk vóór 31 januari 2020): een gelijkwaardigheidsattest van NARIC (www.naric.be)

Let op: je sollicitatie is enkel geldig indien je op het moment van solliciteren over het gevraagde diploma beschikt, én je ons voor de uiterste inschrijvingsdatum alle hierboven vermelde documenten bezorgt. 

We vinden het belangrijk dat elke persoon in de beste omstandigheden kan deelnemen aan de selectieprocedure. Heb je een beperking? Geef ons vooraf een seintje via selecties@ugent.be zodat we redelijke aanpassingen kunnen voorzien. 

Meer vragen over online solliciteren of de selectieprocedure? Bekijk onze FAQ.