ORGANISATIE
Het KU Leuven Centrum voor IT en IE Recht (CiTiP) is een onderzoekseenheid van de Faculteit Rechtsgeleerdheid en Criminologische Wetenschappen, gericht op de ontwikkeling van juridische kennis in het domein van ICT, digitale media, ethiek en intellectuele eigendom. CiTiP is verbonden aan imec, neemt deel aan het Vlaamse Kenniscentrum Data en Maatschappij, is lid van het Leuven Center on ICT (LICT) en verscheidene KU Leuven Interdisciplinaire Instituten zoals Leuven.ai, DigiSoc, LUSI, LIM, LISCO. CiTiP heeft meer dan 30 jaar ervaring in onderzoek naar juridische en ethische aspecten van nieuwe informatie- en communicatietechnologieën, privacy en security, data regulering en intellectuele eigendom, in zowel de publieke als private sector. De groep telt momenteel meer dan 70 onderzoekers, met 8 professoren, een onderzoeksexpert en valorisatiemanager, 9 postdoctorale onderzoekers, een onderzoekscoördinator en administratieve ondersteuning. CiTiP is betrokken bij interdisciplinaire projecten gefinancierd via o.m. Horizon Europe, Digital Europe, Marie Curie, FWO, ICON, Belspo, Vlaio, KU Leuven Onderzoeksfonds en bilaterale contracten.
FUNCTIE
Je bent verantwoordelijk voor:
Beheren van reisbestellingen voor de onderzoekers en professoren, evenals inschrijven op congressen en andere vergaderingen in het binnen- en buitenland.
Instaan voor de opvolging en verwerking van financiële verrichtingen: bestellingen en verwerking van beroepskosten in samenwerking met de financiële antenne.
Helpen bij de organisatie van de examens door het kopiëren of bestellen van de examenbundels, het begeleiden van de examentoezichthouders.
Ondersteunen van de interne en externe communicatie van het centrum, bijvoorbeeld bij opmaak van een nieuwsbrief, het bijhouden en opvolgen van deadlines voor blogposts, enz. ...
Instaan voor de algemene administratie voor het organiseren van vergaderingen en het voortouw nemen bij de praktische organisatie van seminars, workshops en evenementen, wat onder meer inhoudt: het inboeken van een datum met vergaderlocatie, het voorzien van catering, het versturen van uitnodigingen, het regelen van vervoer en verblijf van gasten en sprekers, de registratie van deelnemers aan de activiteit, enz.
Zorgen voor de opvang en de uitrusting van nieuwe medewerkers en beantwoorden van praktische vragen die medewerkers in het algemeen hebben.
Het aangegeven takenpakket is niet exhaustief en kan in de tijd evolueren, rekening houdende met de taken en noden die het centrum aangeven.
PROFIEL
Je behaalde een bachelordiploma of een gelijkwaardig niveau door ervaring
Je hebt bij voorkeur al ervaring met administratief werk.
Je beschikt over een zeer goede kennis van het Engels.
Je werkt planmatig (jaarplanning uitzetten en opvolgen, anticiperen op piekmomenten, afspraken nakomen, organiseren van logistieke taken, ...).
Je hebt kennis van MS Office (Word, Exel, MS Outlook, Access, ...) of maakt je deze programma's vlot eigen.
Je werkt nauwkeurig, efficiënt en met de nodige discretie en kwaliteitsbewustzijn.
Je bent positief ingesteld, bent proactief en helpt medewerkers met plezier verder.
Je kan zowel zelfstandig als in team werken.
AANBOD
Wij bieden je een inhoudelijk rijke job boordevol uitdagingen en afwisseling, met een divers takenpakket in een stimulerende, dynamische en internationale werkomgeving. Je komt terecht in een jonge organisatie waar een unieke mix van onafhankelijkheid, vertrouwen en gerichte ondersteuning je aanmoedigt om écht impact te maken. We beogen een deeltijdse functie (50%) van onbepaalde duur en geven je de ruimte om je talenten volledig te ontplooien, terwijl je deel uitmaakt van een omgeving die inspireert en vooruitstuwt.
Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie, dan start je in graad 4. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen, of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen, starten in graad 3.
Een aantal bijkomende voordelen, zoals een breed opleidings- en vormingsaanbod, toegang tot alle faciliteiten van de universiteit, een aantrekkelijke verlofregeling, verzekeringen, een fietsvergoeding, ecocheques, voordeeltarieven bij sport- en cultuurfaciliteiten, enz... .
Een volledig overzicht van de arbeidsvoorwaarden vind je op onze Jobsite.
INTERESSE?
Meer informatie is te verkrijgen bij Jan De Bruyne (Jan.DeBruyne@kuleuven.be)
Solliciteren voor deze vacature kan tot en met 01/12/2025 via onze online sollicitatietoepassing
KU Leuven wil een inclusieve, respectvolle en sociaal veilige gemeenschap zijn. Wij omarmen diversiteit tussen individuen en groepen als een meerwaarde. Open dialoog en verschillen in perspectief zijn noodzakelijk in een ambitieuze onderzoeks- en onderwijsomgeving. In ons streven naar gelijke kansen erkennen wij de gevolgen van historische ongelijkheden. Wij aanvaarden geen enkele vorm van discriminatie op basis van, onder meer, geslacht, genderidentiteit en -expressie, seksuele oriëntatie, leeftijd, etnische of nationale afkomst, huidskleur, levensbeschouwelijke overtuiging, neurodivergentie, arbeidshandicap, gezondheid, of socio-economische status. Bij vragen over toegankelijkheid of aangeboden ondersteuning helpen we je graag op dit e-mailadres.
Heb je een vraag over de online sollicitatieprocedure? Raadpleeg onze veelgestelde vragen of stuur een e-mail naar solliciteren@kuleuven.be