ORGANISATIE
Gemeente Kalmthout
FUNCTIE
Hou je ervan om achter de schermen mee te bouwen aan succesvolle evenementen? Samen met je team zorg je voor een vlotte administratieve ondersteuning van alle interne en externe evenementen in de gemeente. Je volgt evenementaanvragen nauwgezet op, ondersteunt organisatoren en collega's waar nodig en zorgt ervoor dat alles goed georganiseerd verloopt.
Leidinggevende en/of coördinerende taken
Zelfstandig coördineren van verschillende activiteiten en projecten.
Het actief bijdragen aan de verdere optimalisatie van processen en procedures binnen het team evenementen.
Adviserende - beleidsondersteunende taken
Aanreiken van cijfers, voorstellen en signalen ter ondersteuning van beleid en planning.
Actief meedenken over verbeteringen in werking, klantvriendelijkheid en dienstverlenin
Uitvoerende taken
Medebeheer van het gemeentelijk evenementenloket:
Opvolging van aanvragen van evenementen via evenementenloket Flowlab:
nazien van aanvragen op volledigheid
inwinnen van adviezen indien nodig
afstemmen met gemeentelijke Uitleendienst over materialen
eerste aanspreekpunt voor organisatoren bij vragen
Periodiek opmaken van dossiers voor het college van burgemeester en schepenen van evenementaanvragen voorzien van de nodige adviezen over veiligheid (brandweer en politie), milieuvoorschriften en regelgeving rond evenementen algemeen.
Occasioneel logistieke ondersteuning bij evenementen (gemeentelijke):
Opbouw en afbraak van evenementen.
Logistieke ondersteuning tijdens evenementen: opvolging inzet vrijwilligers, opvolging catering etc.
Administratief
Beheren van de algemene administratie van de dienst evenementen (mailboxen en telefonie).
Financieel en budgetbeheer en bestellingen.
Opvolgen van subsidieaanvragen voor buurtfeesten.
Opvolgen van de samenwerkingsovereenkomst herbruikbare bekers en de facturatie ervan.
Periodiek verwerken van activiteiten van de Uit-databank in functie van de communicatie van het vrijetijdsaanbod.
Opvolgen van de uitleen van materialen door interne diensten.
Bijhouden van de digitale mappenstructuur, klassement en archief.
Voorbereiden van rapporten, verslagen en interne documenten.
Communicatieve taken
Verschaffen van duidelijke, klantgerichte en correcte informatie op een professionele manier aan burgers, verenigingen en andere externe partners.
Communiceren zowel naar collega’s binnen je team als collega’s organisatie-breed als naar derden.
Noden en behoeften signaleren om een goede en efficiënte dienstverlening te kunnen garanderen.
Contacten onderhouden met derden relevant voor de functie en in het kader van uitvoering van beslissingen.
PROFIEL
Bezitten van een middelbaar diploma of hiermee gelijkgesteld
Bezitten van een rijbewijs B
Grondige administratieve vakkennis- en vaardigheden die vereist zijn voor de uitvoering van de functie.
Beschikken over grondige kennis van Word, Excel en Outlook.
Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
Taalvaardig (mondeling en schriftelijk) bij het verder helpen en/of doorverwijzen van interne en externe klanten.
Beschikken over organisatietalent en een probleemoplossend vermogen.
Beschikken over algemene kennis van een lokaal bestuur.
AANBOD
Contract van onbepaalde duur met een tewerkstelling van 19u per week
Elektronische maaltijdcheques worden aangeboden t.b.v. 10,00 € per prestatie van 07u36 waarvan 1,09 € zelf ten laste wordt genomen.
Indien je je met de fiets van en naar het werk verplaatst, ontvang je hiervoor ook een vergoeding van 0,37 €/km.
Volledige ten laste name openbaar vervoer in het kader van woon-werk verkeer.
Indien je reeds in het verleden gewerkt hebt in de privésector of als zelfstandige en indien de ervaring relevant is voor de functie, kunnen deze jaren meegerekend worden als anciënniteit bij de berekening van je maandwedde.
Indien je reeds voor een ander openbaar bestuur hebt gewerkt, kunnen ook deze jaren meetellen als anciënniteit. Je dient dit te bewijzen aan de hand van tewerkstellingsattesten en functiebeschrijvingen.
Een bruto-aanvangswedde van € 1 222,15 en een bruto-eindwedde van € 2 236,86 (op maandbasis, 38/38).
Het bedrag van je netto maandwedde is afhankelijk van je niveau en trap binnen onze vastgestelde weddeschalen (in functie van verworven anciënniteit) en van je persoonlijke situatie (burgerlijke staat, personen ten laste enz.,…).Goede balans werk/privé.
Gunstige verlofregeling.
Diverse opleidingsmogelijkheden.
2 de pensioenpijler.
INTERESSE?
Je kan solliciteren tot en met 17-11-2026. Bezorg ons alle gevraagde documenten.
Onvolledige kandidaturen kunnen geweigerd worden. De eerste selectitechniek is op basis van CV en motivatiebrief, zonder dat deze aanwezig zijn kan je niet deelnemen aan de procedure.
3 Selectietechnieken:
Een CV-selectie op basis van CV en motivatiebrief (resultaat weerhouden / niet weerhouden) met maximum van 10 toegelaten kandidaten op 24-11-2026.
Een schriftelijk examen. Het schriftelijk examen opgedeeld in een competentieproef en gevalstudie. Dit zal georganiseerd worden via een thuisexamen beperkt in tijd op 26-11-2026 (19u00 – 21u00).
Een mondelinge proef voor overeenstemming van het profiel, de gevraagde competenties, kennis en motivatie van de kandidaat op 10-12-2026 tijdens de kantooruren.
Om te slagen voor de selectieprocedure dient de kandidaat voor elke selectietechniek als ‘weerhouden’ te worden beoordeeld. De eindbeoordeling resulteert in een beslissing ‘weerhouden’ of ‘niet weerhouden’, waarbij de weerhouden kandidaten worden gerangschikt volgens een vastgestelde rangorde.