ORGANISATIE

Ben je maatschappelijk geëngageerd, ondernemend en denk je al eens out of the box? Dan ben je welkom bij UCLL, de Hogeschool van de Moving Minds.

FUNCTIE

We zoeken een collega die onze studenten en collega’s met de glimlach de nodige ondersteuning wil bieden en die samen met ons de werking verder wil optimaliseren. 

Verantwoordelijkheden

 Eventondersteuner:

• Je neemt (pro)actief deel aan de organisatie en de praktische ondersteuning van de events op de campus en durft de handen uit de mouwen te steken. Het betreft evenementen voor zowel studenten, lectoren als voor externen, bv. infodagen, navormingen, personeelsfeesten, teamactiviteiten, examenweken, interne vergaderingen, …

• Afhankelijk van de noden zorg je in samenwerking met campushoofd, planner, besteller en technische medewerker voor het volgende: lokaalreservaties, catering, wegwijzers, lokaalinrichting, drukwerk, onthaal, ICT-ondersteuning, …  

• Je past de bestaande draaiboeken aan en stelt indien nodig nieuwe draaiboeken op.

• Je rapporteert aan het campushoofd, campus Hasselt. Samen volgen jullie de aanvragen voor verhuur van lokalen van externen op.

• Voor deze functie is on campus werk vereist in de voorbereiding en tijdens de events.

• Occasioneel weekend- of avondwerk kan nodig zijn.

Administratief medewerker:

• Samen met een collega sta je in voor de administratieve en allround ondersteuning van de professionele bachelor Orthopedagogie, banaba en enkele postgraduaten van het programma welzijn: oplijsten van didactische materialen voor de webshop, administratie VDAB-studenten, examens klaarzetten voor studenten met faciliteiten in het toetsplatform ANS, opstart in het faciliteitenlokaal en ICT ondersteuning, opvolgen mailbox, backup print en scan examens, …

• Onder leiding van een collega neem je ondersteunende taken op mbt tot studenten- en examenadministratie: aanmaken klasgroepen, opvolgen ISP’s banaba en postgraduaten, voorbereiden examenverwerking, onderhouden van het onderwijsaanbod, inschrijven nieuwe studenten, opstellen proclamatielijsten, creditbewijzen, vervangdiploma’s, …   

• Tijdens en na de uitrol van het BYOD project, waarbij studenten gebruik maken van hun eigen laptop tijdens lessen en examens zal je eerstelijnshulp bieden aan betrokkenen.

• Je staat samen met de rest van het team enkele uren per week in voor onthaal en telefoonpermanentie (waarschijnlijk op vrijdag). 

PROFIEL

• We zoeken een collega met minimaal een bachelordiploma en bij voorkeur met affiniteit voor het organiseren van events, administratie en/of ICT.

• Je hebt een uitstekende kennis van de courante officeprogramma’s (Word, Excel, Powerpoint) en leert vlot werken met nieuwe software.

• Je ben een enthousiaste ondersteuner en allrounder die zich ten volle wil inzetten voor onze hogeschool. Je bent servicegericht en resultaatgericht met oog voor detail en respect voor deadlines.

• Je neemt initiatief, bent proactief en ziet/denkt in kansen en mogelijkheden. Jouw acties dragen bij tot verbetering of vernieuwing in jouw domein.

• Je bent een vlotte mondelinge en schriftelijke communicator die klantvriendelijkheid hoog in het vaandel draagt. Je geeft open en gericht feedback.

• Je slaagt erin je werk goed te plannen en te organiseren, met oog voor een goede prioriteitensetting.

• Je stelt je flexibel op indien de omstandigheden dit vereisen. Je bent collegiaal en engageert je om bij verlof, afwezigheid van een collega in te springen.

AANBOD

• Een job met variatie en voldoende afwisseling.

• Een deeltijdse overeenkomst (75%) als contractuele bediende bij UC Limburg VZW, in een contract van onbepaalde duur. Interne kandidaten kunnen hun statuut behouden, OP krijgt een TAW naar ATP.

• Verloning cfr. het officiële barema B11 (581).

• Er kan tot maximaal 10 jaar nuttige beroepservaring worden meegenomen.

• Standplaats is campus Hasselt.

• Verder bieden we:

• 100% terugbetaling van duurzame mobiliteit voor woon-werkverkeer (openbaar vervoer en/of fiets),

• een onkostenvergoeding voor mobiliteit i.f.v. dienstverplaatsingen,

• de mogelijkheid tot telewerken,

• een mooi aantal vakantiedagen,

• interessante opleidingsmogelijkheden

• een laptop (vanaf 40% opdracht),

• kortingen via Samen Aankoop,

• een Lerarenkaart,

• de optie om een hospitalisatieverzekering te nemen aan een gunstig tarief,

Deze functie kan in aanmerking komen voor omzetting naar statutair vacante uren of benoeming, volgens de geldende interne procedures.

Lees meer over onze arbeidsvoorwaarden op de website.

INTERESSE?

Je kan enkel solliciteren via CV Warehouse en dit tot en met 10/10/2025.

De selectieprocedure doorloopt volgende stappen: een briefselectie en selectiegesprek(ken).

Selectiegesprekken gaan door op maandag 13 oktober (namiddag). 

Meer info over deze specifieke vacature kan je verkrijgen bij Katleen Costers, campushoofd Hasselt, Katleen.costers@ucll.be (0478/23 80 88).

Raadpleeg onze website voor meer info www.ucll.be

UCLL wil een omgeving creëren waarin alle talenten maximaal tot ontplooiing kunnen komen. We selecteren kandidaten op basis van hun competenties, passies en talenten  ̵̶  ongeacht gender, culturele herkomst, nationaliteit, leeftijden, functiebeperking, … .